Zmluvy, ponuky a dokumenty zo šablón vyplnené z vašich údajov.

02 / 08

Šablóny vo Worde alebo Google Docs, ktoré upravujete sami

Šablóna je obyčajný dokument vo Worde alebo v Google Docs, v ktorom sú namiesto konkrétnych údajov značky, napríklad {{nazov_firmy}} alebo {{platnost_ponuky}}. Systém ich pri generovaní nahradí údajmi a z výsledku vytvorí PDF. Logo, písmo a formátovanie zostanú také, ako ich nastavíte, a keď právnik upraví článok o zmluvných pokutách, upraví ho vo Worde ako doteraz.

V Microsoft 365 je šablóna uložená v SharePointe alebo na OneDrive a hotový dokument sa do PDF prevedie cez Microsoft Graph, rozhranie Microsoftu na prácu so súbormi. V Google Workspace systém vytvorí na Disku Google kópiu šablóny, nahradí v nej značky cez Google Docs API a uloží ju ako PDF. Ak má dokument vyzerať ako váš web alebo ich vzniká veľa naraz, viem ho vytvárať aj priamo v systéme bez Wordu.

Šablóna zvládne viac ako dosadiť meno:

• Tabuľku položiek s množstvami, cenami, základom a DPH po sadzbách, kde sa súčet vypočíta a nikto ho neprepisuje
• Články, ktoré sa zobrazia len niekedy, napríklad ustanovenie o zálohe iba vtedy, keď ste ju dohodli
• Tú istú zmluvu vo viacerých jazykoch, ak máte zahraničných odberateľov
• Čísla dokumentov podľa vášho číselného radu, bez dvoch ponúk s rovnakým číslom

03 / 08

Údaje o firme podľa IČO z verejných registrov

Pri novom zákazníkovi stačí zadať IČO. Názov, sídlo, právnu formu a pri firme aj štatutárny orgán doplní systém z verejného API Registra právnických osôb, v ktorom sú zapísaní aj živnostníci. Pri väčšej zákazke viem doplniť aj účtovné závierky z Registra účtovných závierok, aby ste pred podpisom zmluvy videli, aká veľká je firma, s ktorou ju uzatvárate.

Platnosť IČ DPH zahraničného odberateľa viem overiť v systéme VIES Európskej komisie. Ak vám zákazník napísal iné údaje, ako sú v registri, napríklad inú adresu na doručovanie, systém ich neprepíše potichu a rozhodnutie nechá obchodníkovi.

Ostatné údaje berie systém tam, kde ich už máte: z CRM, zo skladového alebo účtovného programu, z formulára na webe alebo zo zdieľanej tabuľky. Ak zatiaľ nemáte jedno miesto, kde sú klienti a zákazky pokope, dokumenty bývajú súčasťou CRM na mieru.

04 / 08

Elektronický podpis: aký stačí a kedy treba kvalifikovaný

Elektronický podpis zaradím do procesu podľa toho, aký dokument podpisujete. Kvalifikovaný elektronický podpis má podľa čl. 25 nariadenia eIDAS rovnaký právny účinok ako vlastnoručný podpis. Na Slovensku ho urobíte napríklad občianskym preukazom s čipom, na ktorom máte kvalifikovaný certifikát.

Ktorý podpis konkrétny dokument potrebuje, posúdi váš právnik. Pri niektorých úkonoch zákon vyžaduje osobitnú formu, napríklad úradne osvedčený podpis, a to automatizácia nezmení. Moja časť je technická: dokument pripravím, pošlem na podpis a podpísaný založím ku klientovi.

Najčastejšie ide o jednu z týchto ciest:

• Cenovú ponuku zákazník potvrdí cez odkaz v e-maile a systém zaznamená, kto a kedy ju prijal
• Zmluva odíde cez službu na elektronické podpisovanie, ktorú si vyberiete, ak ponúka API, a podpísaná sa vráti do archívu
• Pri kvalifikovanom podpise systém pripraví PDF a podpísaný súbor uloží k zmluve

05 / 08

Odoslanie z vašej schránky, archív a verzie

Hotový dokument odíde e-mailom z vašej firemnej schránky v Microsoft 365 alebo Google Workspace. Zákazník tak odpovedá priamo obchodníkovi, ktorý ponuku poslal, a kópia zostane v jeho odoslanej pošte ako pri bežnom e-maile.

Každý dokument sa uloží do archívu ku klientovi: na SharePoint, na Disk Google alebo do databázy systému. Pri dokumente je zapísané, kto ho vytvoril, kedy odišiel, či je podpísaný a z ktorej verzie šablóny vznikol. Keď zmeníte obchodné podmienky, nové zmluvy vzniknú z novej verzie a pri starých zostane jasné, čo zákazník podpísal.

Na archív sa dajú naviazať pripomienky. Ponuka, na ktorú zákazník do týždňa nereagoval, sa obchodníkovi objaví v úlohách, a pri zmluve, ktorej sa blíži koniec platnosti, systém mesiac vopred pripomenie predĺženie. Z prijatej ponuky alebo objednávky môže rovno vzniknúť doklad v POHODE alebo Money cez ich import alebo API, ako opisujem na stránke prepojenie systémov.

06 / 08

Kde pomôže AI a kde nie

Text zmluvy AI nepíše. Zmluva vzniká zo šablóny, ktorú schválil váš právnik, a čísla v nej berie systém z cenníka a z údajov o zákazke. Jazykový model používam o krok skôr: prečíta dopyt zákazníka z e-mailu alebo z prílohy a navrhne položky ponuky. Pevné pravidlá skontrolujú, či položky existujú v cenníku a či sedia ceny, a ponuku pred odoslaním schváli človek.

Na rovnakom princípe staviam všetko, kde pracuje AI: jazykový model číta a navrhuje, pravidlá kontrolujú a o sporných prípadoch rozhoduje človek. Dáta spracúvam v EÚ, kde to ide, a modely volám cez firemné API, ktoré podľa podmienok poskytovateľov dáta štandardne nepoužívajú na trénovanie. Viac o agentoch, ktorí čítajú e-maily a prílohy, nájdete na stránke AI agenti pre firmy.

07 / 08

Kedy stačí Word, hotový nástroj alebo vaše CRM

Vlastné riešenie netreba, ak robíte niekoľko zmlúv mesačne a mení sa v nich len meno a suma. Na to stačí hromadná korešpondencia vo Worde, ktorá vyplní šablónu z tabuľky v Exceli, alebo šablóna v Google Docs. Ak cenové ponuky vystavujete v účtovnom alebo fakturačnom programe a ich vzhľad vám vyhovuje, nechajte ich tam. Ak zvažujete Odoo, ponuky s online podpisom má priamo v module predaja.

Vlastné generovanie sa oplatí, keď platí aspoň jedno z tohto:

• Údaje do dokumentu sú v niekoľkých systémoch, napríklad zákazník v CRM, ceny v skladovom programe a podmienky v tabuľke
• Zmluva má veľa variantov a podmienených článkov a ľudia pri jej skladaní robia chyby
• Dokumenty nad určitú sumu musí pred odoslaním schváliť vedúci alebo konateľ
• Chcete jeden postup od ponuky cez podpis a archív až po doklad v účtovnom programe
• Denne vzniká veľa dokumentov a každý treba poslať a založiť na správne miesto

08 / 08

Koľko stojí generovanie dokumentov zo šablón

Automatizácia jedného druhu dokumentu, napríklad cenovej ponuky z CRM do PDF s odoslaním z vašej schránky, je zvyčajne práca na niekoľko dní a stojí od 500 €. Cenu zvyšuje počet šablón a podmienených článkov, počet systémov, z ktorých sa berú údaje, a napojenie na elektronický podpis. Ak sú dokumenty súčasťou systému, na ktorom firma denne beží, napríklad CRM alebo klientskeho portálu, cenu určuje rozsah celého systému. Prevádzka vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne.

Konzultácia je zadarmo a po prvom hovore dostanete konkrétnu cenu a termín. Ponuka je rozdelená na časti. Keď s ňou alebo s niektorými jej časťami súhlasíte, pripravím zadarmo prototyp, ktorý vyplní vašu skutočnú šablónu, aby ste si overili, že to bude fungovať, ešte pred definitívnym rozhodnutím. Pri objednaní platíte 20 % ceny a zvyšok po odovzdaní.

Systém štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok, ktorý pokrýva hosting, zálohy a aktualizácie, a chyby v ňom opravujem vždy zadarmo. Zmluvy a ponuky obsahujú osobné údaje, preto pred spustením podpíšeme zmluvu o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR. Ďalšie procesy, ktoré sa okolo dokumentov dajú zautomatizovať, nájdete v prehľade automatizácie firemných procesov.

Na začiatok mi do formulára nižšie napíšte, ktoré dokumenty dnes robíte ručne a odkiaľ do nich beriete údaje. Vzorové dokumenty mi môžete poslať aj so začiernenými osobnými údajmi.