Prepojenie systémov: web, e-shop, CRM, sklad a účtovníctvo.

02 / 08

Príklady prepojení z rôznych odvetví

Každá firma má prepojenie trochu iné, no väčšinou ide o niektorý z týchto tokov údajov:

• Veľkoobchod a sklad: B2B objednávka z webu sa zapíše do POHODY ako prijatá objednávka, sklad ju vyskladní a stav zásob sa každých pár minút vráti na web, aby odberatelia neobjednávali tovar, ktorý už nie je.
• Výroba: dopyt z formulára na webe vznikne v CRM ako obchodný prípad a po odsúhlasení ponuky sa z neho založí zákazka, ktorú vidí výroba aj účtovníctvo.
• Servis a služby: zákazník si na webe rezervuje termín, technik po zásahu zapíše v mobile materiál a odpracované hodiny a z toho vznikne faktúra v Money alebo v programe od KROS.
• E-shop: objednávky a faktúry idú do účtovného programu, platby sa párujú s objednávkami a zásoby sa vracajú do e-shopu. E-shop samotný nestavám, napájam ten, ktorý už máte, napríklad na Shoptete, WooCommerce alebo Shopify.
• Sklad a expedícia: objednávka z e-shopu sa objaví v sklade, po zabalení sa vytvorí zásielka u dopravcu a zákazník dostane e-mail s číslom na sledovanie.
• Firma na Microsoft 365 alebo Google Workspace: e-mail od zákazníka sa priradí ku klientovi v CRM, termín sa zapíše do kalendára a dokument sa uloží do správneho priečinka v SharePointe alebo na Google Drive.
• Prijaté faktúry v PDF: údaje z nich prečíta a do účtovného programu pošle vyťažovanie dokladov, ktoré beží na rovnakých poistkách ako ostatné prepojenia.

03 / 08

Zdroj pravdy: ktorý systém má pri ktorom údaji posledné slovo

Pri každom prepojení najprv určím zdroj pravdy pre každý údaj. Je to systém, v ktorom sa údaj smie meniť, a ostatné systémy si od neho len preberajú kópiu. Bez tohto pravidla sa po pár týždňoch stane, že web ukazuje inú cenu ako faktúra a nikto nevie, ktorá platí.

Zdroj pravdy určujem pre každý druh údajov zvlášť. V malej obchodnej firme to vychádza napríklad takto:

• Kontakty, obchodné prípady a poznámky z hovorov: CRM
• Produkty, ceny a stav zásob: skladový alebo účtovný program, napríklad POHODA alebo Money
• Objednávky: web alebo e-shop, kde vznikli
• Faktúry a úhrady: účtovný program
• Termíny a stretnutia: Google Kalendár alebo Outlook

04 / 08

Jednosmerné a obojsmerné prepojenie

Jednosmerné prepojenie posiela údaje len jedným smerom, napríklad objednávky z webu do POHODY. Je jednoduchšie aj lacnejšie a vo väčšine firiem pokryje to podstatné. Používam ho všade, kde sa údaj mení len na jednom mieste.

Obojsmerná synchronizácia je potrebná, keď ľudia menia ten istý záznam v dvoch systémoch. Obchodník napríklad opraví adresu odberateľa v CRM a účtovníčka ju medzitým zmení v Money. Pre každé pole preto vopred dohodneme, ktorý systém má prednosť, alebo či rozpor rozhodne človek. Synchronizácia si zároveň pamätá, ktoré zmeny zapísala sama, inak by si ich systémy posielali dookola.

Záznamy v rôznych systémoch párujem podľa údaja, ktorý sa nemení: firmy podľa IČO, tovar podľa kódu alebo EAN, objednávky podľa čísla. Kde taký údaj chýba, prepojenie si vedie vlastnú tabuľku, podľa ktorej vie, že zákazník číslo 1534 v CRM je v POHODE vedený pod kódom ODB-0087.

Kedy sa údaje prenesú, závisí od systému. Ak systém vie poslať upozornenie o zmene (webhook), prenos prebehne hneď. Money S4 a S5 zmeny samy neposielajú, preto sa ich prepojenie každých pár minút pýta, čo je nové. Pri účtovníctve často stačí dávka raz za hodinu alebo v noci.

05 / 08

Ako sa napájam na POHODU, Money, KROS a ABRA Flexi

Cestu vyberám podľa programu, verzie a licencie, ktorú máte. Kde výrobca ponúka API, použijem ho. Kde nie, pripravím súbor na import v takom tvare, aký program očakáva. K programu, ktorý beží na počítači alebo serveri vo vašej kancelárii, sa prepojenie pripája cez vašu sieť alebo VPN. Výrobcovia zdokumentovali tieto cesty:

• POHODA: XML import zvláda okrem iného faktúry, objednávky, príjemky, výdajky, zákazky, adresy, zásoby aj kategórie internetového obchodu. Import sa dá spúšťať automaticky alebo cez POHODA mServer, ktorý XML prenáša cez HTTP. POHODA ku každému importu vráti odpoveď s výsledkom pre jednotlivé doklady, takže prepojenie presne vie, čo prešlo a čo nie.
• Money S3: API cez GraphQL ako platený rozširujúci modul. Zápis ide cez frontu importu, takže doklad sa v Money objaví až po jej spracovaní a prepojenie to musí overiť.
• Money S4 a S5: modul API beží na vašom zariadení a zmeny sám neposiela, prepojenie si ich preto pravidelne vyžiada.
• KROS: do programu OMEGA sa doklady importujú z XML, Excelu alebo textového súboru a KROS opisuje aj prepojenie vlastného e-shopu s OMEGOU. KROS Fakturácia má verejné API ako platenú funkciu.
• ABRA Flexi: REST API s dokupovaným prístupom a dennými limitmi požiadaviek, s ktorými prepojenie musí počítať.
• Microsoft 365 a Google Workspace: Outlook, Teams, SharePoint, Gmail, Google Kalendár, Drive a Sheets cez ich oficiálne API.
• Weby a e-shopy: API platformy, webhooky alebo export objednávok, pri vlastnom webe aj priamo cez databázu.

06 / 08

Monitoring, opakovanie a logy: čo sa stane, keď niečo zlyhá

Každé prepojenie raz narazí na chybu. POHODA je zatvorená kvôli aktualizácii, e-shop chvíľu neodpovedá, ABRA Flexi vyčerpá denný limit alebo niekto založí tovar bez kódu. Rozdiel je v tom, či sa o chybe dozviete hneď, alebo až keď zavolá zákazník. Do každého prepojenia preto staviam tieto poistky:

• Fronta prenosov: každá objednávka alebo zmena čaká v zozname, kým ju cieľový systém nepotvrdí. Pri výpadku sa nič nestratí.
• Opakovanie neúspešných prenosov: technická chyba sa skúsi znova po minúte, potom po niekoľkých minútach a potom po hodine. Chyba v údajoch, napríklad neexistujúci kód tovaru, sa neopakuje a čaká na človeka.
• Ochrana pred duplicitou: rovnaká objednávka sa nezapíše dvakrát, ani keď ju e-shop pošle opakovane. POHODA má pri XML importe aj vlastnú kontrolu duplicity, ktorú zapínam ako druhú poistku.
• Logy: pri každom prenose sa zapíše čas, odkiaľ a kam išiel, čo obsahoval a čo odpovedal cieľový systém. Keď sa o mesiac niekto spýta, prečo má faktúra starú adresu, odpoveď nájdem za pár minút.
• Upozornenie pri chybe: e-mail alebo správa do Slacku či Teams, jedna za problém, nie sto rovnakých. Ráno môže prísť krátky súhrn, čo včera prešlo a čo čaká.
• Kontrola, že prepojenie vôbec beží: ak za celý pracovný deň neprišla ani jedna objednávka, hoci zvyčajne chodia, systém na to upozorní. Raz denne tiež porovná počty, napríklad objednávky v e-shope a v POHODE.

07 / 08

Kedy stačí n8n, Make alebo hotový doplnok

Ak chcete len poslať vyplnený formulár z webu do CRM a kolegovi e-mail, stačí vám n8n, Make alebo Zapier. Nastavíte si to sami za pár hodín a vyjde to lacnejšie ako vývoj. Ak pre váš e-shop a účtovný program existuje hotový doplnok, vyskúšajte najprv ten. A ak chcete sklad, CRM, fakturáciu aj e-shop v jednom programe a postupy viete prispôsobiť jemu, pozrite sa na Odoo. Vtedy netreba prepájať nič.

Ak n8n už používate, viem v ňom prepojenie postaviť aj ja a nasadiť ho na server. Vlastné prepojenie v kóde sa oplatí, keď platí aspoň jedno z tohto:

• Potrebujete obojsmernú synchronizáciu s pravidlami pre jednotlivé polia.
• Účtovný program beží na serveri v kancelárii a treba sa k nemu dostať cez mServer, modul API alebo VPN.
• Prenášate toľko záznamov, že scenáre platené za počet operácií vychádzajú draho alebo narážajú na limity.
• Potrebujete logy, opakovanie a upozornenia, ktoré sa dajú dohľadať aj po mesiacoch.
• Jeden zo systémov je vlastný a hotový konektor naň neexistuje.

08 / 08

Koľko stojí prepojenie systémov a ako začneme

Jedno prepojenie, napríklad objednávky z webu do POHODY, je práca na niekoľko dní a stojí zvyčajne od 500 €. Cenu zvyšuje obojsmerná synchronizácia, počet napojených systémov a prenos starých údajov. Ak z prepojení vyrastie systém, na ktorom firma denne beží, napríklad CRM so skladom, naceňujem ho podľa rozsahu a po častiach. Prevádzka, teda server, zálohy a dohľad nad prepojením, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne. Pri niektorých programoch si treba dokúpiť prístup k API, napríklad pri Money S3 alebo ABRA Flexi.

Začíname bezplatným hovorom, na ktorom mi ukážete, aké systémy máte a kde dnes ľudia prepisujú údaje. Po ňom dostanete konkrétnu cenu a termín a ponuku rozdelenú na časti, aby ste mohli začať tou, ktorá vás zdržiava najviac. Keď s ponukou alebo s niektorou jej časťou súhlasíte, pripravím zadarmo prototyp, na ktorom si overíte, že prepojenie bude fungovať, ešte pred definitívnym rozhodnutím.

Pri objednaní platíte 20 % a zvyšok po odovzdaní. Prepojenie štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok, ktorý pokrýva hosting, zálohy a aktualizácie, a chyby v ňom opravujem vždy zadarmo. Keď cez neho idú osobné údaje, napríklad kontakty z CRM, podpíšeme zmluvu o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR. Ak ešte neviete, ktorý proces prepojiť ako prvý, pozrite si automatizáciu procesov.