Smlouvy, nabídky a dokumenty ze šablon vyplněné z vašich údajů.

02 / 08

Šablony ve Wordu nebo Google Docs, které upravujete sami

Šablona je obyčejný dokument ve Wordu nebo v Google Docs, ve kterém jsou místo konkrétních údajů značky, například {{nazev_firmy}} nebo {{platnost_nabidky}}. Systém je při generování nahradí údaji a z výsledku vytvoří PDF. Logo, písmo a formátování zůstanou takové, jak je nastavíte, a když právník upraví článek o smluvních pokutách, upraví ho ve Wordu jako dosud.

V Microsoft 365 je šablona uložená v SharePointu nebo na OneDrivu a hotový dokument se do PDF převede přes Microsoft Graph, rozhraní Microsoftu pro práci se soubory. V Google Workspace systém vytvoří na Google Disku kopii šablony, nahradí v ní značky přes Google Docs API a uloží ji jako PDF. Pokud má dokument vypadat jako váš web nebo jich vzniká hodně najednou, umím ho vytvářet i přímo v systému bez Wordu.

Šablona zvládne víc než doplnit jméno:

• Tabulku položek s množstvím, cenami, základem a DPH podle sazeb, kde se součet vypočítá a nikdo ho nepřepisuje
• Články, které se zobrazí jen někdy, například ustanovení o záloze jen tehdy, když jste ji sjednali
• Tutéž smlouvu ve více jazycích, pokud máte zahraniční odběratele
• Čísla dokumentů podle vaší číselné řady, bez dvou nabídek se stejným číslem

03 / 08

Údaje o firmě podle IČO z veřejných registrů

U nového zákazníka stačí zadat IČO. U českých firem doplní systém název, sídlo, právní formu a statutární orgán z ARES, Administrativního registru ekonomických subjektů. U slovenských firem bere stejné údaje z veřejného API slovenského Registru právnických osob, ve kterém jsou zapsaní i živnostníci, a u větší zakázky umím doplnit i účetní závěrky ze slovenského Registru účetních závěrek.

Platnost DIČ zahraničního odběratele umím ověřit v systému VIES Evropské komise. Pokud vám zákazník napsal jiné údaje, než jsou v registru, například jinou doručovací adresu, systém je potichu nepřepíše a rozhodnutí nechá na obchodníkovi.

Ostatní údaje bere systém tam, kde je už máte: z CRM, ze skladového nebo účetního programu, z formuláře na webu nebo ze sdílené tabulky. Pokud zatím nemáte jedno místo, kde jsou klienti a zakázky pohromadě, bývají dokumenty součástí CRM na míru.

04 / 08

Elektronický podpis: jaký stačí a kdy je potřeba kvalifikovaný

Elektronický podpis zařadím do procesu podle toho, jaký dokument podepisujete. Kvalifikovaný elektronický podpis má podle čl. 25 nařízení eIDAS stejný právní účinek jako vlastnoruční podpis. K jeho vytvoření potřebujete kvalifikovaný certifikát od kvalifikovaného poskytovatele.

Jaký podpis konkrétní dokument potřebuje, posoudí váš právník. U některých úkonů zákon vyžaduje zvláštní formu, například úředně ověřený podpis, a to automatizace nezmění. Moje část je technická: dokument připravím, pošlu k podpisu a podepsaný založím ke klientovi.

Nejčastěji jde o jednu z těchto cest:

• Cenovou nabídku zákazník potvrdí přes odkaz v e-mailu a systém zaznamená, kdo a kdy ji přijal
• Smlouva odejde přes službu pro elektronické podepisování, kterou si vyberete, pokud nabízí API, a podepsaná se vrátí do archivu
• U kvalifikovaného podpisu systém připraví PDF a podepsaný soubor uloží ke smlouvě

05 / 08

Odeslání z vaší schránky, archiv a verze

Hotový dokument odejde e-mailem z vaší firemní schránky v Microsoft 365 nebo Google Workspace. Zákazník tak odpovídá přímo obchodníkovi, který nabídku poslal, a kopie zůstane v jeho odeslané poště jako u běžného e-mailu.

Každý dokument se uloží do archivu ke klientovi: na SharePoint, na Google Disk nebo do databáze systému. U dokumentu je zapsáno, kdo ho vytvořil, kdy odešel, zda je podepsaný a ze které verze šablony vznikl. Když změníte obchodní podmínky, nové smlouvy vzniknou z nové verze a u starých zůstane jasné, co zákazník podepsal.

Na archiv se dají navázat připomínky. Nabídka, na kterou zákazník do týdne nereagoval, se obchodníkovi objeví v úkolech, a u smlouvy, které se blíží konec platnosti, systém měsíc předem připomene prodloužení. Z přijaté nabídky nebo objednávky může rovnou vzniknout doklad v POHODĚ nebo Money přes jejich import nebo API, jak popisuji na stránce propojení systémů.

06 / 08

Kde pomůže AI a kde ne

Text smlouvy AI nepíše. Smlouva vzniká ze šablony, kterou schválil váš právník, a čísla v ní bere systém z ceníku a z údajů o zakázce. Jazykový model používám o krok dřív: přečte poptávku zákazníka z e-mailu nebo z přílohy a navrhne položky nabídky. Pevná pravidla zkontrolují, zda položky existují v ceníku a zda sedí ceny, a nabídku před odesláním schválí člověk.

Na stejném principu stavím všechno, kde pracuje AI: jazykový model čte a navrhuje, pravidla kontrolují a o sporných případech rozhoduje člověk. Data zpracovávám v EU, kde to jde, a modely volám přes firemní API, která podle podmínek poskytovatelů data standardně nepoužívají k trénování. Víc o agentech, kteří čtou e-maily a přílohy, najdete na stránce AI agenti pro firmy.

07 / 08

Kdy stačí Word, hotový nástroj nebo vaše CRM

Vlastní řešení není potřeba, pokud děláte několik smluv měsíčně a mění se v nich jen jméno a částka. Na to stačí hromadná korespondence ve Wordu, která vyplní šablonu z tabulky v Excelu, nebo šablona v Google Docs. Pokud cenové nabídky vystavujete v účetním nebo fakturačním programu a jejich vzhled vám vyhovuje, nechte je tam. Pokud zvažujete Odoo, nabídky s online podpisem má přímo v modulu prodeje.

Vlastní generování se vyplatí, když platí alespoň jedno z tohoto:

• Údaje do dokumentu jsou v několika systémech, například zákazník v CRM, ceny ve skladovém programu a podmínky v tabulce
• Smlouva má hodně variant a podmíněných článků a lidé při jejím skládání dělají chyby
• Dokumenty nad určitou částku musí před odesláním schválit vedoucí nebo jednatel
• Chcete jeden postup od nabídky přes podpis a archiv až po doklad v účetním programu
• Denně vzniká hodně dokumentů a každý je potřeba poslat a založit na správné místo

08 / 08

Kolik stojí generování dokumentů ze šablon

Automatizace jednoho druhu dokumentu, například cenové nabídky z CRM do PDF s odesláním z vaší schránky, je obvykle práce na několik dní a stojí od 500 €. Cenu zvyšuje počet šablon a podmíněných článků, počet systémů, ze kterých se berou údaje, a napojení na elektronický podpis. Pokud jsou dokumenty součástí systému, na kterém firma denně běží, například CRM nebo klientského portálu, cenu určuje rozsah celého systému. Provoz vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně.

Konzultace je zdarma a po prvním hovoru dostanete konkrétní cenu a termín. Nabídka je rozdělená na části. Když s ní nebo s některými jejími částmi souhlasíte, připravím zdarma prototyp, který vyplní vaši skutečnou šablonu, abyste si ověřili, že to bude fungovat, ještě před definitivním rozhodnutím. Při objednání platíte 20 % ceny a zbytek po předání.

Systém standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek, který pokrývá hosting, zálohy a aktualizace, a chyby v něm opravuji vždy zdarma. Smlouvy a nabídky obsahují osobní údaje, proto před spuštěním podepíšeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Další procesy, které se kolem dokumentů dají automatizovat, najdete v přehledu automatizace firemních procesů.

Na začátek mi do formuláře níže napište, které dokumenty dnes děláte ručně a odkud do nich berete údaje. Vzorové dokumenty mi můžete poslat i se začerněnými osobními údaji.