CRM na mieru, keď hotový nástroj nestačí.

CRM na mieru je systém na evidenciu klientov, ponúk, zmlúv a zákaziek, postavený podľa toho, ako vaša firma s klientmi naozaj pracuje. Staviam ho ako full-stack vývojár z Košíc pre firmy, ktorých postup sa do hotového CRM nezmestí alebo ktoré majú údaje o klientoch roztrúsené v Exceli a e-mailoch. Po nasadení máte všetko o klientoch v jednej databáze a každý v nej vidí len to, čo smie.

Pre daňovú a účtovnú firmu DAU som cez agentúru Eturial napísal pravidlá, ktoré priamo v databáze jej CRM určujú, kto smie ktoré záznamy vidieť a meniť, a prestaval klientsky portál aj prehľady.

Ing. Patrik Krajňák, Full-stack vývojár, Košice

Napíšte mi

01 Služba

Kedy sa oplatí CRM na mieru a kedy hotové CRM

CRM na mieru sa oplatí, keď sa váš postup do hotového CRM nezmestí bez obchádzok. Ak hotové CRM, napríklad HubSpot, Pipedrive alebo Raynet, pokryje takmer všetko, čo potrebujete, radšej si ho kúpte a chýbajúcu časť doplňte nastavením alebo jednou automatizáciou: vyjde vás to lacnejšie ako vlastné CRM. Malej firme s jednoduchým obchodným procesom hotové CRM zvyčajne stačí a ak je to aj váš prípad, poviem vám to už na prvej konzultácii.

Ak nepotrebujete evidenciu klientov, ale iný interný systém, pozrite si vývoj softvéru na mieru. Vlastné CRM odporúčam v týchto situáciách:

Klienta vediete v CRM, ale zmluvy, faktúry a dokumenty k nemu hľadáte v inom nástroji alebo v tabuľke
Váš postup má kroky, s ktorými hotové CRM nepočíta, napríklad schválenie ponuky vedením alebo zmluvy na pravidelné služby
Platíte licenciu za každého kolegu, hoci väčšina z nich do CRM len nahliadne
Potrebujete klientsky portál alebo napojenie na vlastný systém, ktoré hotový nástroj neponúka

Ako to funguje

Ako prejdete na CRM na mieru

1
Váš postup
Na bezplatnej konzultácii prejdeme, ako dnes s klientmi pracujete.
2
Ponuka po častiach
Každá časť má konkrétnu cenu a termín, súhlasiť môžete aj len s niektorými.
3
Prototyp zadarmo
Po súhlase s ponukou ho postavím na vzorke vašich dát a vyskúšate si ho.
4
Prenos údajov
Po objednaní údaje z Excelu alebo starého CRM vyčistím od duplicít a skúšobne prenesiem.
5
Ostrý štart
V dohodnutý deň prejdete na nový systém bez straty jediného záznamu.

Čo obsahuje CRM systém na mieru

CRM systém na mieru stojí na jednej databáze klientov a obsahuje len tie časti, ktoré vaša firma používa, zoradené podľa toho, ako s klientom pracujete. Najčastejšie sú to tieto:

Karta klienta s kontaktmi, históriou komunikácie a dokumentmi
Obchodné fázy od dopytu cez ponuku po podpis, aby bolo vidieť, kde čo uviazlo
Ponuky a zmluvy zo šablón, vyplnené údajmi o klientovi
Fakturácia priamo v CRM alebo odovzdanie podkladov do účtovného programu
Úlohy a pripomienky so zodpovednou osobou a termínom
Automatické notifikácie, napríklad keď ponuka priveľmi dlho čaká na odpoveď
Roly a prístupové práva: kto vidí ktorých klientov a čo smie meniť
Auditný log, teda záznam o tom, kto a kedy čo zmenil
Klientsky portál, kde klient vidí stav svojej zákazky a posiela či sťahuje dokumenty

Príklad z praxe: zabezpečenie CRM a portálu DAU

Na CRM a klientskom portáli daňovej a účtovnej firmy DAU som pracoval cez AI agentúru Eturial. Napísal som bezpečnostnú vrstvu, teda pravidlá Row Level Security v databáze PostgreSQL na Supabase, a prestaval som klientsky portál aj prehľady (dashboard). Systém je postavený na Next.js 16, Supabase a PostgreSQL.

Celé CRM pokrýva cestu klienta od prvého kontaktu cez ponuky a zmluvy až po fakturáciu. Stojí na jednej databáze klientov, posiela automatické notifikácie a má viacúrovňové prístupy s auditným logom. Ja som v ňom robil zabezpečenie, portál a prehľady, nie celý systém.

Ak hľadáte CRM pre účtovnú alebo daňovú kanceláriu, pozrite si aj automatizáciu účtovníctva pre účtovné kancelárie.

Ako sú v CRM chránené údaje klientov

Údaje klientov chránim prístupovými právami, ktoré platia priamo v databáze, nielen v aplikácii. Technicky ide o Row Level Security v PostgreSQL: databáza pri každom čítaní a zápise skontroluje, ktoré riadky smie daný používateľ vidieť alebo meniť, a k ostatným ho nepustí. Pravidlá bežia vo vnútri databázy, takže platia aj vtedy, keď sa prihlásený používateľ pokúsi obísť obrazovky aplikácie a pýta si údaje priamo cez API. Administrátorský prístup s plnými právami ich obchádza, preto ho má len serverová časť systému a do prehliadača sa nedostane.

Kto čo smie, určíme spolu ešte pred vývojom podľa toho, ako u vás práca prebieha. Výsledok môže vyzerať napríklad takto:

Obchodník vidí svojich klientov, nie celú databázu
Externý spolupracovník vidí len zákazku, na ktorej pracuje
Klient v portáli vidí len svoje dokumenty a faktúry
Kolega z fakturácie vidí zmluvy a faktúry, ale nemení obchodné fázy

Napojenie CRM na web, e-shop, fakturáciu a verejné registre

CRM napojím na nástroje, ktoré už používate: formulár na webe, e-shop, účtovný program, e-mail, zdieľané tabuľky alebo Slack. Dopyt z webu alebo objednávka z e-shopu sa tak do CRM zapíše bez prepisovania. Faktúru vystaví buď priamo CRM, alebo CRM pošle podklady do vášho účtovného programu cez jeho API či import. Viac o tom píšem na stránke o automatizácii fakturácie.

Prepájanie systémov poznám z praxe. Pre seba denne používam vlastné CRM, ktoré si samo ťahá údaje z Gmailu, Google Kalendára a Slacku.

Pri novom klientovi stačí zadať IČO: názov, sídlo a právnu formu firmy doplní CRM z Registra právnických osôb (RPO) a jej účtovné závierky z Registra účtovných závierok (RÚZ). Oba registre majú verejné API. S verejnými registrami som pracoval aj na vlastnom projekte: nástroj, ktorý som postavil v Pythone s jazykovým modelom, doplnil zhruba 2 000 slovenských firiem o finančné údaje a weby.

Prenos údajov z Excelu alebo starého CRM

Údaje z Excelu alebo starého CRM prenesiem cez export, API alebo priamo z databázy, takže nikto nemusí klientov prepisovať ručne. Starý systém zostane v prevádzke, kým sa nový nerozbehne naplno. Postupujem takto:

Prejdeme vaše tabuľky a export starého systému a určíme, ktorý údaj kam patrí
Nájdem duplicity, napríklad tú istú firmu zapísanú trikrát, a spolu rozhodneme, ktorý záznam platí
Skúšobný prenos skontrolujete na klientoch, ktorých dobre poznáte
Ostrý prenos urobíme v dohodnutý deň, aby žiadny záznam neostal len v starom systéme

Kde v CRM pomôže AI

AI v CRM pomôže tam, kde ľudia dnes čítajú text a prepisujú ho do systému, napríklad dopyty z e-mailov alebo údaje z príloh. AI agent napojený na vaše CRM ich prečíta, zapíše ku správnemu klientovi a pri krokoch, kde by chyba stála peniaze, počká na schválenie človeka. Ak sa má tím pýtať na zmluvy a históriu klientov bežnou vetou, pridám firemného AI asistenta nad vašimi dokumentmi.

AI v CRM nechávam pracovať len podľa prísnych pravidiel: spracuje len to, čo sa jednoznačne spáruje, a človek kontroluje výnimky. Rovnako staviam aj AI agentov.

Koľko stojí CRM na mieru

CRM na mieru, na ktorom firma denne beží, je projekt na mesiace, ale ponuku delím na časti, takže ho nemusíte objednať celé naraz. Začať sa dá aj menším krokom: doplnenie hotového CRM o jednu automatizáciu je práca na niekoľko dní a začína zhruba na 500 €. Prevádzka, teda hosting a prípadné volania AI, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne.

Cenu určuje hlavne rozsah prvej verzie: koľko častí zo zoznamu vyššie potrebujete hneď, koľko rolí a prístupových pravidiel treba nastaviť, či chcete klientsky portál, na koľko systémov sa CRM napojí a koľko starých údajov treba preniesť. Po bezplatnej konzultácii dostanete ponuku rozdelenú na časti, každú s konkrétnou cenou a termínom. Ak súhlasíte s ponukou alebo s niektorými jej časťami, pripravím na vzorke vašich dát prototyp zadarmo, aby ste si ešte pred definitívnym rozhodnutím overili, že to bude fungovať. Nasadenie trvá zvyčajne 6 až 12 týždňov.

Systém štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok a ešte pred prenosom vašich údajov podpíšeme zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR. Chyby v systéme opravujem vždy zadarmo. Platby, presun na vaše účty a ďalšie pravidlá opisujú podmienky spolupráce.

Pracujem z Košíc: v Košiciach a okolí sa stretneme osobne, s firmami z iných častí Slovenska spolupracujem online. Napíšte mi do formulára nižšie, v čom dnes vediete klientov a zákazky, a ozvem sa do ôsmich hodín.

Zdroje

02 Otázky

Časté otázky k téme

Oplatí sa CRM na mieru viac ako mesačné licencie?

Oplatí sa hlavne vtedy, keď v ňom pracuje viac ľudí a hotový nástroj by ste museli obchádzať. Pri malom tíme s bežným postupom vyjde lacnejšie hotový nástroj. Vlastné CRM stojí viac na začiatku, potom však neplatíte licenciu za každého používateľa, len mesačný poplatok za prevádzku systému. Na konzultácii to porovnáme na vašich číslach: počet ľudí, cena licencií a práca, ktorú dnes robíte mimo nástroja.

Čo ak už hotové CRM máme a len nám v ňom niečo chýba?

Potom nové CRM často netreba a stačí doplniť chýbajúcu časť automatizáciou alebo napojením cez API. Váš nástroj tak môže napríklad sám preberať dopyty z webového formulára alebo posielať údaje do účtovného programu. Či to umožňuje, zistíme na prvej konzultácii.

Dá sa začať menšou verziou a funkcie pridávať postupne?

Áno, CRM sa dá stavať po častiach a začína sa tou, ktorá firmu dnes brzdí najviac, napríklad evidenciou klientov a ponúk. Klientsky portál alebo napojenie na fakturáciu potom pribudnú, keď sa prvá časť osvedčí v praxi.

Prenesú sa zo starého CRM aj história a prílohy?

Áno, ak sa dajú zo starého systému dostať cez export, API alebo priamo z databázy. Poznámky, históriu komunikácie a prílohy priradím ku klientom, ku ktorým patria, takže v novom CRM nezačínate od nuly. Či to váš systém umožňuje, overíme na konzultácii podľa ukážky exportu. Stačí pár riadkov, v ktorých skutočné mená a kontakty nahradíte vymyslenými.

Bude CRM na mieru vedieť vystavovať e-faktúry od roku 2027?

Áno. Ak má faktúry vystavovať samo CRM, postavím ho tak, aby ich vyhotovovalo ako e-faktúry vo formáte Peppol BIS a odovzdávalo digitálnemu poštárovi, teda certifikovanému poskytovateľovi doručovacej služby, ktorého si vyberiete. XML každej e-faktúry potom CRM uchová 10 rokov od konca roka, ktorého sa týka, ako to od platiteľa DPH vyžaduje zákon. Od 1. 1. 2027 musia platitelia DPH faktúry tuzemským podnikateľom a právnickým osobám vrátane verejného sektora až na výnimky vystavovať ako e-faktúry v štruktúrovanom formáte XML, samotné PDF už nestačí. Ak faktúry vystavuje váš účtovný program, CRM mu len pošle podklady. Čo povinnosť mení, rozoberám v článku o e-faktúrach od roku 2027 a technický postup na stránke o napojení vlastného systému na e-faktúru.

03 Súvisiace

Ďalšie služby a projekty

Kontakt

Napíšte mi, čo dnes robíte ručne.

Stačí pár viet o tom, aký proces vás zdržiava alebo aký systém potrebujete. Do ôsmich hodín sa ozvem s tým, či a ako sa to dá postaviť, a ak to dáva zmysel, dohodneme si krátky hovor.

Alebo priamo

patrik.krajnak.dev@gmail.com +421 950 625 466

Odpoveď do 8 hodín, Košice aj na diaľku

Hovory cez Google Meet: Pondelok až štvrtok 7:00 až 20:00, piatok do 18:00. Víkend po dohode.

Údaje použijem len na odpoveď a dohodnutie stretnutia. Ochrana osobných údajov