Automatizace firemních procesů: faktury, nabídky, sklad i docházka.

02 / 08

Fakturace a přijaté doklady

Ručně fakturace vypadá tak, že na konci měsíce někdo otevře výkazy techniků, dodací listy nebo reporty partnerů, sečte je v Excelu a faktury vystavuje jednu po druhé. Po automatizaci se faktury vypočítají přímo z dat, pevná pravidla je před odesláním zkontrolují, například zda cena odpovídá smlouvě, a do účetního programu přejdou bez přepisování.

Přijaté faktury chodí e-mailem v PDF, účtenky v obálce na konci měsíce a někdo je přepisuje do POHODY, Money nebo Heliosu. Po automatizaci jazykový model doklad přečte, pravidla zkontrolují součty, DPH a duplicity a do programu přejde přes import. Člověk vidí jen doklady, u kterých si systém není jistý.

Při běžném objemu vám na doklady stačí hotový nástroj, například Digitoo nebo Doklado, a pak vám to řeknu. Kdy se vyplatí vlastní řešení, například u zahraničních faktur nebo vlastních pravidel kontroly, rozebírám na stránce o vytěžování faktur a dokladů.

03 / 08

Poptávky, cenové nabídky a smlouvy

Poptávka přijde přes formulář, e-mail nebo telefonát a zůstane ve schránce toho, kdo ji přijal. Když je ten člověk na dovolené, zákazník čeká. Po automatizaci se každá poptávka zapíše do jednoho seznamu s odpovědnou osobou, a pokud na ni nikdo v určeném čase nereaguje, systém upozorní vedoucího. Pokud zákazníci chtějí hlavně termín, například na obhlídku nebo servis, pomůže rezervační systém napojený na kalendář. Takový jsem postavil i na tomto webu a je napojený na Google Kalendář a Google Meet.

Cenovou nabídku obchodník často skládá zkopírováním staré. Přepíše jméno, adresu a ceny a doufá, že v ní nikde nezůstal předchozí zákazník. Po automatizaci vybere zákazníka a položky, systém doplní údaje o firmě podle IČO a ceny z ceníku a vytvoří PDF ze šablony, kterou máte ve Wordu nebo v Google Docs. Stejně vznikne smlouva, když zákazník nabídku přijme.

V servisní firmě to bývá nabídka opravy z ceníku práce a materiálu, ve velkoobchodě ceník pro nového odběratele s jeho slevou a ve výrobě smlouva o dílo s termíny dodání. Jak takové dokumenty generuji, podepisuji a archivuji, popisuji na stránce smlouvy a nabídky ze šablon.

04 / 08

Objednávky a sklad

Ve velkoobchodě chodí objednávky od odběratelů často jako PDF nebo text v e-mailu. Někdo je zadá do programu, podívá se, jestli je zboží skladem, a pošle potvrzení. Po automatizaci se objednávka načte, porovná se skladem a s ceníkem odběratele a v programu vznikne návrh dokladu, který člověk jen potvrdí. Objednávky z e-shopu, který už máte, mohou přecházet do skladu a účetnictví samy.

Při přenosu mezi systémy je důležité, který systém je zdrojem pravdy a co se stane, když přenos selže. Každý přenos zapisuji do logu, neúspěšný se zopakuje a při chybě přijde upozornění. Podrobně to popisuji na stránce propojení systémů, včetně cest do POHODY, Money a ABRA Flexi.

Sklad v Excelu funguje, dokud ho upravuje jeden člověk. Když příjem dělá skladník, výdej obchodník a inventuru brigádník, čísla se rozejdou. Po automatizaci se příjem a výdej zapisují v mobilu čtečkou kódů přímo u regálu a stav zásob vidí všichni stejně. Ve výrobě se na sklad dá napojit i spotřeba materiálu na zakázky. Když to přesahuje jeden proces, jde už o ERP na míru se skladem, výrobou a docházkou.

05 / 08

Docházka, termíny a nástup klienta nebo zaměstnance

Docházku si zaměstnanci často píší do sešitu nebo tabulky a na konci měsíce ji někdo přepisuje do podkladů pro mzdy. Po automatizaci zapíšou příchod a odchod v mobilu, vedoucí schválí dovolenou v aplikaci a podklady pro mzdy jsou hotové jako export. Docházku stavím jako samostatnou aplikaci nebo jako modul ERP.

Termíny žijí v hlavách a kalendářích jednotlivých lidí: konec platnosti smlouvy, servisní prohlídka zařízení u zákazníka, splatnost faktury, chybějící doklady od klienta. Po automatizaci je sleduje systém a včas pošle připomínku zákazníkovi nebo úkol kolegovi. Sám to tak mám v Pultu, vlastním CRM, které tahá Gmail, Google Kalendář a Slack, eviduje obchody, úkoly a faktury a používám ho každý den. Stejné připomínky stavím i účetním kancelářím, které shánějí doklady od klientů.

U nového klienta nebo zaměstnance se dnes tentýž údaj zadává na několika místech: do CRM, do účetního programu, do smlouvy, do sdílené složky a do e-mailu s přístupy. Po automatizaci ho zadáte jednou, u firmy stačí IČO, a systém připraví smlouvu, založí záznamy a pošle uvítací e-mail. Rozhodnutí, která patří člověku, mu také zůstanou.

06 / 08

Reporty a přehledy pro vedení

Týdenní report často vzniká tak, že někdo v pondělí ráno stáhne exporty ze tří systémů, spojí je v Excelu a pošle vedení. Než ho někdo otevře, čísla jsou stará. Po automatizaci se přehled plní sám z účetního programu, skladu, CRM nebo z dat od dopravců a ukazuje to, co vedení opravdu sleduje, například tržby podle zákazníků, nezaplacené faktury, otevřené zakázky a zásoby pod minimem.

V logistice to bývají reporty od dopravců, ve výrobě plnění zakázek, v servisu otevřené zásahy a v účetní kanceláři klienti, kteří se zpožďují s doklady. Na ranní souhrn do e-mailu nebo do Slacku stačí jednoduchá automatizace. Přehled s filtry, ve kterém každý vidí jen svá čísla, už potřebuje malou aplikaci s přihlašováním.

07 / 08

Kdy stačí n8n, Make nebo Zapier a kdy vlastní kód

Na spoustu procesů není potřeba programovat. n8n, Make a Zapier mají hotová napojení na Gmail, Outlook, Google Sheets, Slack a stovky dalších aplikací. Jednoduchý postup v nich nastavím rychleji a levněji než ve vlastním kódu. n8n může běžet i na vlastním serveru, Make a Zapier běží v cloudu výrobce a cena předplatného roste s počtem kroků, které automatizace měsíčně provedou.

Vlastní kód se vyplatí, když pravidla mají hodně výjimek, když je potřeba napojit účetní program, který běží na vašem počítači nebo serveru, například POHODU přes mServer, když jde o velké objemy dat nebo když lidé potřebují obrazovku, kde výjimky zkontrolují a opraví. Často obojí kombinuji: jednoduché kroky nechám v n8n a složitou část napíšu v kódu.

AI přidávám jen tam, kde je potřeba číst text bez pevné struktury, například e-mail od zákazníka, objednávku v PDF nebo naskenovaný doklad. Jazykový model přečte a navrhne, pevná pravidla zkontrolují, zda čísla sedí, a o sporných případech rozhoduje člověk. Data zpracovávám v EU, kde to jde, a modely volám přes firemní API, která podle podmínek poskytovatelů data standardně nepoužívají k trénování. Víc o tom píšu na stránce AI agenti pro firmy.

Hotový nástroj bez vlastního kódu vám obvykle stačí, když:

• Postup má pevné kroky, například z vyplněného formuláře vznikne řádek v tabulce a e-mail kolegovi
• Propojujete běžné cloudové aplikace, pro které má nástroj hotové napojení
• Jde o desítky až stovky záznamů měsíčně
• Nikdo nepotřebuje vlastní obrazovku na schvalování nebo opravy
• Údaje přicházejí v pevném tvaru, například jako export z banky nebo z e-shopu, takže není potřeba AI

08 / 08

Kolik stojí automatizace procesu a jak probíhá spolupráce

Automatizace jednoho procesu je obvykle práce na několik dní a stojí od 500 €. Pokud z více automatizací vyroste systém, na kterém firma denně běží, například CRM, ERP nebo klientský portál, naceňuji ho podle rozsahu a po částech. Provoz, tedy hosting, zálohy a případná volání AI, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně podle objemu.

Konzultace je zdarma. Po prvním hovoru dostanete konkrétní cenu a termín, ne rozpětí. Nabídku dělím na části, takže můžete začít jedním procesem a další přidat, až ten první poběží. Když s nabídkou nebo s některými jejími částmi souhlasíte, připravím zdarma prototyp na vašich datech, abyste si ověřili, že to bude fungovat, ještě před definitivním rozhodnutím.

Při objednání platíte 20 % ceny a zbytek po předání. Automatizaci standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek, který pokrývá hosting, zálohy a aktualizace, a chyby v ní opravuji vždy zdarma. Pokud pracuje s osobními údaji, před spuštěním podepíšeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR.

Nejrychleji začneme, když mi ve formuláři níže napíšete, který proces vás dnes stojí nejvíc času a v jakých programech ho děláte.