CRM na míru, když hotový nástroj nestačí.

02 / 08

Co obsahuje CRM systém na míru

CRM systém na míru stojí na jedné databázi klientů a obsahuje jen ty části, které vaše firma používá, uspořádané podle toho, jak s klienty pracujete. Nejčastěji jsou to tyto:

• Karta klienta s kontakty, historií komunikace a dokumenty
• Obchodní fáze od poptávky přes nabídku po podpis, aby bylo vidět, kde se co zaseklo
• Nabídky a smlouvy ze šablon s předvyplněnými údaji klienta
• Fakturace přímo v CRM nebo předání podkladů do účetního programu
• Úkoly a připomenutí s odpovědnou osobou a termínem
• Automatické notifikace, například když nabídka příliš dlouho čeká na odpověď
• Role a přístupová práva: kdo vidí které klienty a co smí měnit
• Auditní log, tedy záznam o tom, kdo a kdy co změnil
• Klientský portál (klientská zóna), kde klient vidí stav své zakázky a nahrává či stahuje dokumenty

03 / 08

Příklad: CRM a klientský portál pro daňovou a účetní kancelář

Na CRM a klientském portálu slovenské daňové a účetní kanceláře DAU jsem pracoval přes AI agenturu Eturial. Napsal jsem bezpečnostní vrstvu, tedy pravidla Row Level Security v databázi PostgreSQL na Supabase, a přestavěl jsem klientský portál i přehledy (dashboardy). Systém je postavený na Next.js 16, Supabase a PostgreSQL.

Celé CRM pokrývá cestu klienta od prvního kontaktu přes nabídky a smlouvy až po fakturaci. Stojí na jedné databázi klientů, posílá automatické notifikace a má víceúrovňová přístupová práva s auditním logem. Já jsem v něm dělal zabezpečení, portál a přehledy, ne celý systém.

Pokud vedete účetní nebo daňovou kancelář a chcete automatizovat i rutinní práci s doklady od klientů, podívejte se na AI agenty pro firmy.

04 / 08

Jak jsou v CRM chráněny údaje o klientech

Údaje o klientech chráním přístupovými právy, která platí přímo v databázi, nejen v aplikaci. Technicky jde o Row Level Security v PostgreSQL: databáze při každém čtení a zápisu zkontroluje, které řádky smí daný uživatel vidět nebo měnit, a k ostatním ho nepustí. Pravidla běží uvnitř databáze, takže platí i tehdy, když se přihlášený uživatel pokusí obejít obrazovky aplikace a vyžádá si data přímo přes API. Administrátorský přístup s plnými právy tato pravidla obchází, proto ho má jen serverová část systému a do prohlížeče se nedostane.

Kdo co smí, určíme spolu ještě před vývojem podle toho, jak u vás práce probíhá. Výsledek může vypadat například takto:

• Obchodník vidí své klienty, ne celou databázi
• Externí spolupracovník vidí jen zakázku, na které pracuje
• Klient v portálu vidí jen své dokumenty a faktury
• Kolega z fakturace vidí smlouvy a faktury, ale obchodní fáze měnit nemůže

05 / 08

Napojení CRM na web, e-shop, fakturaci a veřejné registry

CRM napojím na nástroje, které už používáte: formulář na webu, e-shop, účetní program, e-mail, sdílené tabulky nebo Slack. Poptávka z webu nebo objednávka z e-shopu se tak do CRM zapíše bez ručního přepisování. Fakturu vystaví buď přímo CRM, nebo CRM pošle podklady do vašeho účetního programu přes jeho API či import.

Propojování systémů znám z praxe. Sám denně používám vlastní CRM, které si samo stahuje data z Gmailu, Google Kalendáře a Slacku.

U nového klienta stačí zadat IČO a CRM doplní údaje o firmě z veřejného registru, pokud má registr veřejné API. Slovenský Registr právnických osob (RPO) i Registr účetních závěrek (RÚZ) ho mají, takže u slovenských firem CRM doplní z RPO název, sídlo a právní formu a z RÚZ účetní závěrky. S veřejnými registry jsem pracoval i na vlastním projektu: nástroj, který jsem postavil v Pythonu s jazykovým modelem, doplnil ke zhruba 2 000 slovenským firmám finanční údaje a adresy webů.

06 / 08

Převod dat z Excelu nebo ze starého CRM

Data z Excelu nebo ze starého CRM převedu přes export, API nebo přímo z databáze, takže nikdo nemusí klienty přepisovat ručně. Starý systém zůstane v provozu, dokud se nový naplno nerozběhne. Postupuji takto:

• Projdeme vaše tabulky a export starého systému a určíme, který údaj kam patří
• Najdu duplicity, například tutéž firmu zapsanou třikrát, a společně rozhodneme, který záznam platí
• Zkušební převod zkontrolujete na klientech, které dobře znáte
• Ostrý převod uděláme v dohodnutý den, aby žádný záznam nezůstal jen ve starém systému

07 / 08

Kde v CRM pomůže AI

AI v CRM pomůže tam, kde lidé dnes čtou text a přepisují ho do systému, například poptávky z e-mailů nebo údaje z příloh. AI agent napojený na vaše CRM je přečte, zapíše ke správnému klientovi a u kroků, kde by chyba stála peníze, počká na schválení člověkem. Pokud se má tým ptát na smlouvy a historii klientů vlastními slovy, přidám firemního AI asistenta nad vašimi dokumenty.

AI v CRM nechávám pracovat jen podle přísných pravidel: zpracuje jen to, co se jednoznačně spáruje, nic neodhaduje a výjimky kontroluje člověk. Na stejných pravidlech stavím i AI agenty pro další procesy.

08 / 08

Kolik stojí CRM na míru

CRM na míru, na kterém firma denně běží, je projekt na měsíce, ale nabídku dělím na části, takže ho nemusíte objednat celé najednou. Začít se dá i menším krokem: doplnění hotového CRM o jednu automatizaci je práce na několik dní a začíná zhruba na 500 €. Provoz, tedy hosting a případná volání AI, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně.

Cenu určuje hlavně rozsah první verze: kolik částí ze seznamu výše potřebujete hned, kolik rolí a přístupových pravidel je potřeba nastavit, jestli chcete klientský portál, na kolik systémů se CRM napojí a kolik starých dat je třeba převést. Po bezplatné konzultaci dostanete nabídku rozdělenou na části, každou s konkrétní cenou a termínem. Pokud souhlasíte s nabídkou nebo s některými jejími částmi, připravím na vzorku vašich dat prototyp zdarma, abyste si ještě před definitivním rozhodnutím ověřili, že to bude fungovat. Nasazení trvá obvykle 6 až 12 týdnů.

Systém standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek a ještě před převodem vašich dat podepíšeme smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Chyby v systému opravuji vždy zdarma. Platby, přesun na vaše účty a další pravidla popisují podmínky spolupráce.

Pracuji z Košic: v Košicích a okolí se můžeme sejít osobně, s firmami z celého Česka a z dalších částí Slovenska spolupracuji online. Napište mi do formuláře níže, v čem dnes evidujete klienty a zakázky, a ozvu se do osmi hodin.