Propojení systémů: web, e-shop, CRM, sklad a účetnictví.

02 / 08

Příklady propojení z různých oborů

Každá firma má propojení trochu jiné, většinou ale jde o některý z těchto toků dat:

• Velkoobchod a sklad: B2B objednávka z webu se zapíše do POHODY jako přijatá objednávka, sklad ji vyskladní a stav zásob se každých pár minut vrátí na web, aby odběratelé neobjednávali zboží, které už není.
• Výroba: poptávka z formuláře na webu vznikne v CRM jako obchodní případ a po odsouhlasení nabídky se z ní založí zakázka, kterou vidí výroba i účetnictví.
• Servis a služby: zákazník si na webu rezervuje termín, technik po zásahu zapíše v mobilu materiál a odpracované hodiny a z toho vznikne faktura v Money nebo v ABRA Flexi.
• E-shop: objednávky a faktury jdou do účetního programu, platby se párují s objednávkami a zásoby se vracejí do e-shopu. Samotný e-shop nestavím, napojuji ten, který už máte, například na Shoptetu, WooCommerce nebo Shopify.
• Sklad a expedice: objednávka z e-shopu se objeví ve skladu, po zabalení se vytvoří zásilka u dopravce a zákazník dostane e-mail s číslem pro sledování.
• Firma na Microsoft 365 nebo Google Workspace: e-mail od zákazníka se přiřadí ke klientovi v CRM, termín se zapíše do kalendáře a dokument se uloží do správné složky na SharePointu nebo Google Disku.
• Přijaté faktury v PDF: data z nich přečte a do účetního programu pošle vytěžování dokladů, které běží na stejných pojistkách jako ostatní propojení.

03 / 08

Zdroj pravdy: který systém má u kterého údaje poslední slovo

U každého propojení nejdřív určím zdroj pravdy pro každý údaj. Je to systém, ve kterém se údaj smí měnit, a ostatní systémy od něj jen přebírají kopii. Bez tohoto pravidla se po pár týdnech stane, že web ukazuje jinou cenu než faktura a nikdo neví, která platí.

Zdroj pravdy určuji pro každý druh dat zvlášť. V malé obchodní firmě to vychází například takto:

• Kontakty, obchodní případy a poznámky z hovorů: CRM
• Produkty, ceny a stav zásob: skladový nebo účetní program, například POHODA nebo Money
• Objednávky: web nebo e-shop, kde vznikly
• Faktury a úhrady: účetní program
• Termíny a schůzky: Google Kalendář nebo Outlook

04 / 08

Jednosměrné a obousměrné propojení

Jednosměrné propojení posílá data jen jedním směrem, například objednávky z webu do POHODY. Je jednodušší i levnější a ve většině firem pokryje to podstatné. Používám ho všude, kde se údaj mění jen na jednom místě.

Obousměrná synchronizace je potřeba, když lidé mění stejný záznam ve dvou systémech. Obchodník třeba opraví adresu odběratele v CRM a účetní ji mezitím změní v Money. Pro každé pole proto předem domluvíme, který systém má přednost, nebo zda rozpor rozhodne člověk. Synchronizace si zároveň pamatuje, které změny zapsala sama, jinak by si je systémy posílaly pořád dokola.

Záznamy v různých systémech páruji podle údaje, který se nemění: firmy podle IČO, zboží podle kódu nebo EAN, objednávky podle čísla. Kde takový údaj chybí, vede si propojení vlastní tabulku, podle které ví, že zákazník číslo 1534 v CRM je v POHODĚ veden pod kódem ODB-0087.

Kdy se data přenesou, záleží na systému. Pokud systém umí poslat upozornění o změně (webhook), přenos proběhne hned. Money S4 a S5 změny samy neposílají, proto se jich propojení každých pár minut ptá, co je nového. U účetnictví často stačí dávka jednou za hodinu nebo v noci.

05 / 08

Jak se napojuji na POHODU, Money, ABRA Flexi a další programy

Cestu vybírám podle programu, verze a licence, kterou máte. Kde výrobce nabízí API, použiji ho. Kde ne, připravím soubor pro import přesně v podobě, jakou program očekává. K programu, který běží na počítači nebo serveru ve vaší kanceláři, se propojení připojuje přes vaši síť nebo VPN. U Heliosu nebo jiného programu ověřím cestu v dokumentaci výrobce ještě před nabídkou. Výrobci zdokumentovali například tyto cesty:

• POHODA: XML import zvládá mimo jiné faktury, objednávky, příjemky, výdejky, zakázky, adresy, zásoby i kategorie internetového obchodu. Import se dá spouštět automaticky nebo přes POHODA mServer, který přenáší XML přes HTTP. POHODA ke každému importu vrátí odpověď s výsledkem pro jednotlivé doklady, takže propojení přesně ví, co prošlo a co ne.
• Money S3: API přes GraphQL jako placený rozšiřující modul. Zápis jde přes frontu importu, takže doklad se v Money objeví až po jejím zpracování a propojení to musí ověřit.
• Money S4 a S5: modul API běží na vašem zařízení a změny sám neposílá, propojení si je proto pravidelně vyžádá.
• ABRA Flexi: REST API s dokupovaným přístupem a denními limity požadavků, se kterými propojení musí počítat.
• KROS, rozšířený hlavně na Slovensku: do programu OMEGA se doklady importují z XML, Excelu nebo textového souboru a KROS popisuje i propojení vlastního e-shopu s OMEGOU. KROS Fakturácia má veřejné API jako placenou funkci.
• Microsoft 365 a Google Workspace: Outlook, Teams, SharePoint, Gmail, Google Kalendář, Disk a Tabulky přes jejich oficiální API.
• Weby a e-shopy: API platformy, webhooky nebo export objednávek, u vlastního webu i přímo přes databázi.

06 / 08

Monitoring, opakování a logy: co se stane, když něco selže

Každé propojení jednou narazí na chybu. POHODA je zavřená kvůli aktualizaci, e-shop chvíli neodpovídá, ABRA Flexi vyčerpá denní limit nebo někdo založí zboží bez kódu. Rozdíl je v tom, jestli se o chybě dozvíte hned, nebo až když zavolá zákazník. Do každého propojení proto stavím tyto pojistky:

• Fronta přenosů: každá objednávka nebo změna čeká v seznamu, dokud ji cílový systém nepotvrdí. Při výpadku se nic neztratí.
• Opakování neúspěšných přenosů: technická chyba se zkusí znovu po minutě, potom po několika minutách a potom po hodině. Chyba v datech, například neexistující kód zboží, se neopakuje a čeká na člověka.
• Ochrana proti duplicitě: stejná objednávka se nezapíše dvakrát, ani když ji e-shop pošle opakovaně. POHODA má při XML importu i vlastní kontrolu duplicity, kterou zapínám jako druhou pojistku.
• Logy: u každého přenosu se zapíše čas, odkud a kam šel, co obsahoval a co odpověděl cílový systém. Když se za měsíc někdo zeptá, proč má faktura starou adresu, odpověď najdu za pár minut.
• Upozornění při chybě: e-mail nebo zpráva do Slacku či Teams, jedna za problém, ne sto stejných. Ráno může přijít krátký souhrn, co včera prošlo a co čeká.
• Kontrola, že propojení vůbec běží: pokud za celý pracovní den nepřišla ani jedna objednávka, i když obvykle chodí, systém na to upozorní. Jednou denně také porovná počty, například objednávky v e-shopu a v POHODĚ.

07 / 08

Kdy stačí n8n, Make nebo hotový doplněk

Pokud chcete jen poslat vyplněný formulář z webu do CRM a kolegovi e-mail, stačí vám n8n, Make nebo Zapier. Nastavíte si to sami za pár hodin a vyjde to levněji než vývoj. Pokud pro váš e-shop a účetní program existuje hotový doplněk, vyzkoušejte nejdřív ten. A pokud chcete sklad, CRM, fakturaci i e-shop v jednom programu a postupy dokážete přizpůsobit jemu, podívejte se na Odoo. Pak není potřeba propojovat nic.

Pokud už n8n používáte, umím v něm propojení postavit i já a nasadit ho na server. Vlastní propojení v kódu se vyplatí, když platí aspoň jeden z těchto bodů:

• Potřebujete obousměrnou synchronizaci s pravidly pro jednotlivá pole.
• Účetní program běží na serveru v kanceláři a je potřeba se k němu dostat přes mServer, modul API nebo VPN.
• Přenášíte tolik záznamů, že scénáře placené podle počtu operací vycházejí draho nebo narážejí na limity.
• Potřebujete logy, opakování a upozornění, které se dají dohledat i po měsících.
• Jeden ze systémů je vlastní a hotový konektor na něj neexistuje.

08 / 08

Kolik stojí propojení systémů a jak začneme

Jedno propojení, například objednávky z webu do POHODY, je práce na několik dní a stojí obvykle od 500 €. Cenu zvyšuje obousměrná synchronizace, počet napojených systémů a převod starých dat. Pokud z propojení vyroste systém, na kterém firma denně běží, například CRM se skladem, naceňuji ho podle rozsahu a po částech. Provoz, tedy server, zálohy a dohled nad propojením, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně. U některých programů je potřeba dokoupit přístup k API, například u Money S3 nebo ABRA Flexi.

Začínáme bezplatným hovorem, na kterém mi ukážete, jaké systémy máte a kde dnes lidé přepisují data. Po něm dostanete konkrétní cenu a termín a nabídku rozdělenou na části, abyste mohli začít tou, která vás zdržuje nejvíc. Když s nabídkou nebo s některou její částí souhlasíte, připravím zdarma prototyp, na kterém si ověříte, že propojení bude fungovat, ještě před definitivním rozhodnutím.

Při objednání platíte 20 % a zbytek po předání. Propojení standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek, který pokrývá hosting, zálohy a aktualizace, a chyby v něm opravuji vždy zdarma. Když přes něj jdou osobní údaje, například kontakty z CRM, podepíšeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Pokud ještě nevíte, který proces propojit jako první, podívejte se na automatizaci procesů.