Vytěžování faktur a dokladů do Pohody, Money a ABRA Flexi.

02 / 08

Pro koho je vytěžování: nejen pro účetní kanceláře

Vytěžování se vyplatí každé firmě, kde někdo pravidelně přepisuje údaje z faktur do účetního programu nebo je sbírá a třídí pro externí účetní. Využijí ho i účetní a daňové kanceláře, které zpracovávají doklady za klienty, často spolu s klientským portálem nebo CRM na míru. Tady jsou příklady z dalších oborů:

• Výroba: faktury za materiál a energie od stálých dodavatelů, u kterých je potřeba náklad přiřadit k zakázce nebo středisku.
• Velkoobchod a sklad: faktury od dodavatelů zboží, které je třeba před úhradou porovnat s objednávkou a příjemkou na skladu.
• Servis a služby: účtenky techniků za náhradní díly a pohonné hmoty, které dnes nosí v obálce jednou za měsíc.
• Logistika: zahraniční faktury za mýto, tankování a opravy vozidel v různých měnách a jazycích.
• E-shop: faktury od zahraničních dodavatelů a služeb, například za reklamu nebo předplatné, které chodí jen e-mailem.

03 / 08

Jaké doklady systém přečte

Systém přečte PDF, fotku z mobilu i sken. Doklady mohou chodit na jednu e-mailovou adresu, například doklady@vasefirma.cz, nebo je zaměstnanci vyfotí v mobilu či nahrají do složky na Google Disku nebo na SharePointu. U každého druhu dokladu je potřeba hlídat něco jiného:

• Přijaté faktury v PDF: dodavatel, IČO, DIČ, číslo faktury, variabilní symbol, datum vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti, IBAN, řádky, základ a DPH podle sazeb.
• Účtenky: prodejce, datum, částka a DPH, i z vybledlého nebo zmačkaného papíru.
• Zahraniční faktury: jiný jazyk, jiná měna a často bez DPH s poznámkou o přenesení daňové povinnosti. Systém zapíše měnu a kurz podle pravidla, které určí ten, kdo vám vede účetnictví, a DIČ dodavatele z EU ověří v systému VIES.
• Dobropisy a zálohové faktury: systém je musí odlišit od běžné faktury, jinak by neseděl stav závazků vůči dodavateli.
• E-faktury v XML: strukturované faktury, například ve formátu ISDOC, není potřeba vytěžovat, systém je načte přímo. Na Slovensku budou od 1. 1. 2027 plátci DPH posílat tamním firmám faktury povinně jako e-faktury v XML.

04 / 08

Jak zajistím, aby čísla seděla

Každý vytěžený doklad projde kontrolami, které nedělá jazykový model, ale obyčejný výpočet v kódu. Ten při stejných číslech dá vždy stejný výsledek. Doklad, který některou kontrolou neprojde, se zastaví a čeká na člověka:

• Součty: součet řádků se musí rovnat základu a základ spolu s DPH částce k úhradě.
• DPH podle sazeb: u každé sazby se daň přepočítá ze základu a porovná s tou na dokladu. Faktura se dvěma sazbami musí sedět u obou.
• Zaokrouhlení: dodavatelé zaokrouhlují DPH po řádcích nebo za celý doklad a systém zná oba způsoby. Rozdíl jednoho haléře nebo centu, který vznikl zaokrouhlením, přijme a zapíše jako zaokrouhlení, větší rozdíl ne.
• Duplicity: stejný dodavatel se stejným číslem faktury, stejný soubor poslaný dvakrát nebo tatáž faktura přímo od dodavatele i v přeposlaném e-mailu. POHODA má při XML importu i vlastní kontrolu duplicity, kterou zapínám jako druhou pojistku.
• IČO v registru: české dodavatele systém ověří podle IČO v ARES, slovenské ve slovenském Registru právnických osob, takže sedí název i adresa. Nového dodavatele založí v adresáři, místo aby opravoval překlep u starého.
• IBAN: když známý dodavatel najednou pošle fakturu s jiným číslem účtu, doklad vždy posoudí člověk. Změna účtu na faktuře je známý způsob podvodu.
• Datum vystavení a splatnosti: splatnost nesmí být dřív než datum vystavení a doklad z minulého roku se potichu nezapíše do aktuálního období.

05 / 08

Sporné doklady kontroluje člověk a systém se učí z jeho oprav

Sporné doklady se zobrazí na jednoduché obrazovce: vlevo faktura tak, jak přišla, vpravo vytěžené údaje. U každého pole vidíte, kde ho systém na dokladu přečetl, a pole, které neprošlo kontrolou, je zvýrazněné. Opravíte ho, potvrdíte a doklad pokračuje do účetního programu.

Z oprav vznikají pravidla. Když u dodavatele elektřiny třikrát stejně změníte předkontaci nebo středisko, systém vám to příště navrhne sám. Pravidlo začne platit, až když ho potvrdíte, a kdykoli ho můžete vypnout. Jazykový model tedy nemá volnou ruku: navrhuje, pravidla kontrolují a rozhoduje člověk.

Do vytěžování umím přidat i pravidla, která má jen vaše firma. Například přiřazení faktury k zakázce podle čísla objednávky, porovnání s příjemkou na skladu nebo schválení vedoucím u nákladů nad určitou částku.

06 / 08

Import do POHODY, Money, ABRA Flexi a KROS

Ověřený doklad předám do účetního programu cestou, kterou váš program a jeho licence nabízí. Originál dokladu zůstává v archivu a u každého záznamu víte, odkud a kdy přišel. K programu, který běží na počítači v kanceláři, se systém připojuje přes vaši síť nebo VPN. Jak takové napojení hlídám, aby se při výpadku nic neztratilo, popisuji na stránce o propojení systémů.

• POHODA: XML import do agendy faktur, spouštěný automaticky nebo přes POHODA mServer. POHODA ke každému importu vrátí odpověď s výsledkem pro jednotlivé doklady, takže systém ví, který doklad prošel a který je třeba opravit.
• Money S3: placený modul API, přes který doklad projde frontou importu. Money S4 a S5: modul API, který běží na vašem zařízení.
• ABRA Flexi: REST API s dokupovaným přístupem.
• KROS, rozšířený hlavně na Slovensku: import dokladů do programu OMEGA z XML, Excelu nebo textového souboru.
• Jiný program, například Helios: cestu ověřím v dokumentaci výrobce, a pokud program API nemá, připravím soubor pro import v podobě, jakou očekává, a vy ho naimportujete sami.

07 / 08

Digitoo, Doklado, nebo vlastní řešení: kdy co

Pokud máte běžné faktury, jednu firmu a standardní postup, kupte si hotový nástroj. Vyjde to levněji než vývoj a začnete hned. Digitoo čte doklady pomocí AI a uvádí přímé napojení například na POHODU, Money S3, ABRA Flexi, ABRA Gen a Helios Orange. Doklado je digitální archiv a zpracování dokladů a podle výrobce automaticky vytěží částku, DPH, datum, dodavatele a variabilní symbol. Doklady posílá do programů jako POHODA, OMEGA nebo Money S3. Slovenským účetním kancelářím nabízí vytěžování i KROS Digitálna kancelária.

Pokud vám některý z nich pokryje postup, řeknu vám to na prvním hovoru a nic stavět není potřeba. Často stačí i kombinace: hotový nástroj doklady vytěží a já doplním jen chybějící kus, například porovnání se skladem. Vlastní vytěžování nebo doplněk k hotovému nástroji se vyplatí, když platí aspoň jeden z těchto bodů:

• Fakturu je potřeba před zaúčtováním porovnat s objednávkou nebo příjemkou ve vašem skladovém systému.
• Náklady se dělí na zakázky, střediska nebo vozidla podle pravidel, která má jen vaše firma.
• Doklady přicházejí z více míst najednou: e-mail, mobily techniků, portál dodavatele.
• Údaje mají jít i do vlastního CRM, ERP nebo do přehledů pro vedení, nejen do účetnictví.
• Máte hodně neobvyklých dokladů, například zahraniční vyúčtování mýta nebo tankovacích karet, a chcete u nich vlastní kontroly.

08 / 08

Test na 30 až 50 vašich dokladech, cena a podmínky

Před ostrým nasazením otestuji vytěžování na 30 až 50 vašich skutečných dokladech. Vyberete směs, která k vám opravdu chodí: běžné faktury, účtenky, zahraniční doklady, dobropisy i špatné skeny. Výsledek porovnám s tím, jak je zaúčtoval váš účetní, a ukážu vám každý doklad, u kterého se systém spletl nebo ho poslal ke kontrole. Kontroly a pravidla upravím, test zopakuji a teprve potom jde vytěžování do ostrého provozu.

Vytěžování napojené na jeden účetní program je automatizace jednoho procesu, práce na několik dní, a stojí obvykle od 500 €. Cenu zvyšují vlastní pravidla, napojení na sklad nebo další systém a kontrolní obrazovka pro více lidí. Provoz, tedy hosting, zálohy a volání jazykového modelu, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně podle počtu dokladů.

Po prvním bezplatném hovoru dostanete konkrétní cenu a termín a nabídku rozdělenou na části. Když s ní nebo s některou její částí souhlasíte, připravím zdarma prototyp na vašich dokladech, abyste si ověřili, že to bude fungovat, ještě před definitivním rozhodnutím. Při objednání platíte 20 % a zbytek po předání. Systém standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek a chyby v něm opravuji vždy zdarma.

Na fakturách od živnostníků a na účtenkách zaměstnanců jsou osobní údaje, proto před spuštěním podepíšeme smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR. Data držím v EU, kde to jde, a jazykové modely volám přes firemní API, které podle podmínek poskytovatelů data standardně nepoužívá k trénování. Pokud chcete automatizovat i další procesy kolem dokladů, podívejte se na automatizaci procesů nebo na AI agenty pro firmy.