Vyťažovanie faktúr a dokladov do Pohody, Money a KROS.

02 / 08

Pre koho je vyťažovanie: nielen pre účtovné kancelárie

Vyťažovanie sa oplatí každej firme, kde niekto pravidelne prepisuje údaje z faktúr do účtovného programu alebo ich zbiera a triedi pre externého účtovníka. Účtovným a daňovým kanceláriám, ktoré spracúvajú doklady za klientov, sa venujem na stránke o automatizácii účtovníctva. Tu sú príklady z ostatných odvetví:

• Výroba: faktúry za materiál a energie od stálych dodávateľov, pri ktorých treba náklad priradiť k zákazke alebo stredisku.
• Veľkoobchod a sklad: faktúry od dodávateľov tovaru, ktoré treba pred úhradou porovnať s objednávkou a príjemkou na sklade.
• Servis a služby: bločky technikov za náhradné diely a pohonné hmoty, ktoré dnes nosia v obálke raz za mesiac.
• Logistika: zahraničné faktúry za mýto, tankovanie a opravy vozidiel v rôznych menách a jazykoch.
• E-shop: faktúry od zahraničných dodávateľov a služieb, napríklad za reklamu alebo predplatné, ktoré chodia len e-mailom.

03 / 08

Aké doklady systém prečíta

Systém prečíta PDF, fotku z mobilu aj sken. Doklady môžu chodiť na jednu e-mailovú adresu, napríklad doklady@vasafirma.sk, zamestnanci ich môžu odfotiť v mobile alebo nahrať do priečinka na Google Drive či v SharePointe. Pri každom druhu dokladu treba strážiť niečo iné:

• Prijaté faktúry v PDF: dodávateľ, IČO, IČ DPH, číslo faktúry, variabilný symbol, dátum vyhotovenia, dodania a splatnosti, IBAN, riadky, základ a DPH po sadzbách.
• Bločky: predajca, dátum, suma a DPH, aj z vyblednutého alebo pokrčeného papiera. Pri bločkoch z e-kasy systém prečíta aj QR kód, ktorý je na každom z nich.
• Zahraničné faktúry: iný jazyk, iná mena a často bez DPH s poznámkou o prenesení daňovej povinnosti. Systém zapíše menu a kurz podľa pravidla, ktoré určí váš účtovník, a IČ DPH dodávateľa z EÚ overí v systéme VIES.
• Dobropisy a zálohové faktúry: systém ich musí odlíšiť od bežnej faktúry, inak by nesedel stav záväzkov voči dodávateľovi.
• E-faktúry v XML: od 1. 1. 2027 ich budú tuzemskí platitelia DPH posielať firmám a podnikateľom ako štruktúrované XML. Tie netreba vyťažovať, systém ich načíta priamo. Ako sa na ne napojiť, opisujem pri napojení na e-faktúru.

04 / 08

Ako zabezpečím, aby čísla sedeli

Každý vyťažený doklad prejde kontrolami, ktoré nerobí jazykový model, ale obyčajný výpočet v kóde. Ten pri rovnakých číslach dá vždy rovnaký výsledok. Doklad, ktorý niektorou kontrolou neprejde, sa zastaví a čaká na človeka:

• Súčty: súčet riadkov sa musí rovnať základu a základ spolu s DPH sume na úhradu.
• DPH po sadzbách: pri každej sadzbe sa daň prepočíta zo základu a porovná s tou na doklade. Faktúra s dvoma sadzbami musí sedieť pri oboch.
• Zaokrúhlenie: dodávatelia zaokrúhľujú DPH po riadkoch alebo za celý doklad a systém pozná oba spôsoby. Rozdiel jedného centa, ktorý vznikol zaokrúhlením, prijme a zapíše ako zaokrúhlenie, väčší rozdiel nie.
• Duplicity: rovnaký dodávateľ s rovnakým číslom faktúry, ten istý súbor poslaný dvakrát alebo tá istá faktúra priamo od dodávateľa aj v preposlanom e-maile. POHODA má pri XML importe aj vlastnú kontrolu duplicity, ktorú zapínam ako druhú poistku.
• IČO v registri: dodávateľa systém overí podľa IČO v Registri právnických osôb, takže sedí názov aj adresa. Nového dodávateľa založí v adresári namiesto toho, aby opravoval preklep v starom.
• IBAN: keď známy dodávateľ zrazu pošle faktúru s iným číslom účtu, doklad vždy posúdi človek. Zmena účtu na faktúre je známy spôsob podvodu.
• Dátumy: splatnosť nesmie byť pred dátumom vyhotovenia a doklad z minulého roka sa potichu nezapíše do aktuálneho obdobia.

05 / 08

Sporné doklady kontroluje človek a systém sa učí z jeho opráv

Sporné doklady sa zobrazia na jednoduchej obrazovke: vľavo faktúra tak, ako prišla, vpravo vyťažené údaje. Pri každom poli vidíte, odkiaľ ho systém na doklade prečítal, a pole, ktoré neprešlo kontrolou, je zvýraznené. Opravíte ho, potvrdíte a doklad pokračuje do účtovného programu.

Z opráv vznikajú pravidlá. Keď pri dodávateľovi elektriny trikrát rovnako zmeníte predkontáciu alebo stredisko, systém vám to nabudúce navrhne sám. Pravidlo začne platiť, až keď ho potvrdíte, a kedykoľvek ho môžete vypnúť. Jazykový model teda nemá voľnú ruku: navrhuje, pravidlá kontrolujú a rozhoduje človek.

Do vyťažovania viem pridať aj pravidlá, ktoré má len vaša firma. Napríklad priradenie faktúry k zákazke podľa čísla objednávky, porovnanie s príjemkou na sklade alebo schválenie vedúcim pri nákladoch nad určitú sumu.

06 / 08

Import do POHODY, Money, KROS a ABRA Flexi

Overený doklad odovzdám do účtovného programu cestou, ktorú váš program a jeho licencia ponúka. Originál dokladu ostáva v archíve a pri každom zázname viete, odkiaľ a kedy prišiel. K programu, ktorý beží na počítači v kancelárii, sa systém pripája cez vašu sieť alebo VPN. Ako také napojenie strážim, aby sa pri výpadku nič nestratilo, opisujem na stránke o prepojení systémov.

• POHODA: XML import do agendy faktúr, spúšťaný automaticky alebo cez POHODA mServer. POHODA ku každému importu vráti odpoveď s výsledkom pre jednotlivé doklady, takže systém vie, ktorý doklad prešiel a ktorý treba opraviť.
• Money S3: platený modul API, cez ktorý doklad prejde frontou importu. Money S4 a S5: modul API, ktorý beží na vašom zariadení.
• KROS: import dokladov do programu OMEGA z XML, Excelu alebo textového súboru.
• ABRA Flexi: REST API s dokupovaným prístupom.
• Iný program: ak API nemá, pripravím súbor na import v tvare, ktorý program očakáva, a účtovník ho naimportuje sám.

07 / 08

Doklado, Digitoo alebo vlastné riešenie: kedy čo

Ak máte bežné faktúry, jednu firmu a štandardný postup, kúpte si hotový nástroj. Vyjde to lacnejšie ako vývoj a začnete hneď. Doklado je digitálny archív a spracovanie dokladov a podľa výrobcu automaticky vyťaží sumu, DPH, dátum, dodávateľa a variabilný symbol. Doklady posiela do programov ako POHODA, OMEGA alebo Money S3. Digitoo číta doklady pomocou AI a uvádza priame napojenie napríklad na POHODU, Money S3, ABRA Flexi a ABRA Gen. Vyťažovanie má aj KROS Digitálna kancelária.

Ak vám niektorý z nich pokryje postup, poviem vám to na prvom hovore a nič stavať netreba. Často stačí aj kombinácia: hotový nástroj doklady vyťaží a ja doplním len chýbajúci kus, napríklad porovnanie so skladom. Vlastné vyťažovanie alebo doplnok k hotovému nástroju sa oplatí, keď platí aspoň jedno z tohto:

• Faktúru treba pred zaúčtovaním porovnať s objednávkou alebo príjemkou vo vašom skladovom systéme.
• Náklady sa delia na zákazky, strediská alebo vozidlá podľa pravidiel, ktoré má len vaša firma.
• Doklady prichádzajú z viacerých miest naraz: e-mail, mobily technikov, portál dodávateľa.
• Údaje majú ísť aj do vlastného CRM, ERP alebo do prehľadov pre vedenie, nielen do účtovníctva.
• Máte veľa nezvyčajných dokladov, napríklad zahraničné vyúčtovania mýta alebo tankovacích kariet, a chcete pri nich vlastné kontroly.

08 / 08

Test na 30 až 50 vašich dokladoch, cena a podmienky

Pred ostrým nasadením otestujem vyťažovanie na 30 až 50 vašich skutočných dokladoch. Vyberiete zmes, ktorá k vám naozaj chodí: bežné faktúry, bločky, zahraničné doklady, dobropisy aj zlé skeny. Výsledok porovnám s tým, ako ich zaúčtoval váš účtovník, a ukážem vám každý doklad, pri ktorom sa systém pomýlil alebo ho poslal na kontrolu. Kontroly a pravidlá upravím, test zopakujem a až potom ide vyťažovanie do ostrej prevádzky.

Vyťažovanie napojené na jeden účtovný program je automatizácia jedného procesu, práca na niekoľko dní, a stojí zvyčajne od 500 €. Cenu zvyšujú vlastné pravidlá, napojenie na sklad alebo ďalší systém a kontrolná obrazovka pre viac ľudí. Prevádzka, teda hosting, zálohy a volania jazykového modelu, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne podľa počtu dokladov.

Po prvom bezplatnom hovore dostanete konkrétnu cenu a termín a ponuku rozdelenú na časti. Keď s ňou alebo s niektorou jej časťou súhlasíte, pripravím zadarmo prototyp na vašich dokladoch, aby ste si overili, že to bude fungovať, ešte pred definitívnym rozhodnutím. Pri objednaní platíte 20 % a zvyšok po odovzdaní. Systém štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok a chyby v ňom opravujem vždy zadarmo.

Na faktúrach od živnostníkov a na bločkoch zamestnancov sú osobné údaje, preto pred spustením podpíšeme zmluvu o spracúvaní podľa čl. 28 GDPR. Dáta držím v EÚ, kde to ide, a jazykové modely volám cez firemné API, ktoré podľa podmienok poskytovateľov dáta štandardne nepoužíva na trénovanie. Ak chcete zautomatizovať aj iné procesy okolo dokladov, pozrite si automatizáciu procesov.