Rezervačný systém na web napojený na váš kalendár.

02 / 08

Ako funguje rezervácia hovorov na pkrajnak.sk

Rezerváciu nájdete v kontaktnej časti na konci tejto stránky a voľné časy si môžete pozrieť bez toho, aby ste čokoľvek rezervovali. Ide o polhodinový úvodný hovor cez Google Meet. Postavil som ju sám a stojí na rovnakých princípoch, aké použijem aj vo vašom systéme:

• Voľné časy počíta systém z môjho pracovného času a z Google Kalendára. Čokoľvek, čo už v kalendári mám, napríklad stretnutie s klientom alebo návštevu lekára, sa na webe ukáže ako obsadené, a pritom nikto nevidí, čo v kalendári je.
• Väčšinu sviatkov kalendár vynechá sám a hovor sa dá rezervovať len s predstihom, takže ma nikto neprekvapí hovorom o siedmej ráno, ktorý si rezervoval o polnoci.
• Cez víkend sa rezervovať nedá. Kto klikne na sobotu alebo nedeľu, môže mi jedným tlačidlom napísať e-mail s návrhom termínu.
• Kto otvorí kalendár v inom časovom pásme, vidí pri každom čase aj svoj miestny čas.
• Po výbere času návštevník vyplní meno, e-mail, firmu, tému hovoru a odpovie na otázku „Odkiaľ o mne viete?“.
• Google mu potom pošle pozvánku z mojej adresy s odkazom na Google Meet. Prijme ju jedným kliknutím a hovor má vo svojom kalendári.
• Mne príde e-mail so všetkými údajmi a keď naň odpoviem, odpoveď ide rovno návštevníkovi.

03 / 08

Ochrana pred spamom a falošnými rezerváciami

Každá rezervácia znamená, že Google pošle pozvánku z mojej e-mailovej adresy. Keby niekto napísal program, ktorý rezervuje dookola, rozposielal by cudzím ľuďom e-maily v mojom mene a zaplnil by mi kalendár. Preto má rezervácia niekoľko vrstiev ochrany, ktoré bežný návštevník vôbec nezbadá:

• Spolu s voľnými časmi dostane stránka elektronicky podpísaný lístok, ktorý sa nedá sfalšovať. Rezervácia bez neho, s falošným lístkom alebo odoslaná rýchlejšie, než by to stihol človek, sa do kalendára nedostane.
• Server znova overí, že vybraný čas je v pracovnom čase a v ponuke, lebo požiadavka nemusí prísť z kalendára na stránke.
• Jedna e-mailová adresa môže mať naraz len jeden budúci hovor. Kto skúsi rezervovať ďalší, stránka mu pripomenie, na kedy už termín má.
• Počet rezervácií z jednej siete, za deň aj všetkých budúcich spolu je obmedzený. Kolegovia z jednej kancelárie sa zmestia, no program, ktorý by rezervoval dookola, narazí na hranicu skôr, než stihne poslať veľa pozvánok.
• Z mena a názvu firmy systém odstráni odkazy a nezvyčajné znaky, pretože tieto údaje idú do pozvánky. Nikto tak cez moju pozvánku nepošle inému človeku reklamu ani podvodný odkaz. Tému hovoru, do ktorej sa dá písať voľne, dostanem len ja e-mailom.
• Rezervácia, ktorá vyzerá podozrivo, prejde, ale v e-maile ju mám označenú, aby som ju pred hovorom skontroloval.
• IP adresu návštevníka nikde neukladám. Na počítanie rezervácií z jednej siete stačí jej nevratný odtlačok, z ktorého sa adresa spätne zistiť nedá.

04 / 08

Čo sa stane, keď chcú dvaja ľudia ten istý termín

Keď dvaja ľudia kliknú na ten istý voľný čas v tej istej chvíli, obe rezervácie môžu prejsť prvou kontrolou, lebo v kalendári ešte nič nie je. Pri jednoduchom formulári potom vzniknú dve pozvánky na jeden termín a jednému z ľudí musíte volať, že jeho termín neplatí.

Moja rezervácia preto postupuje v dvoch krokoch. Najprv založí hovor v kalendári aj s odkazom na Google Meet, ale ešte bez hosťa, takže Google zatiaľ nikomu nič nepošle. Potom sa pozrie, či medzitým nevznikla iná rezervácia na rovnaký čas, a podľa času zapísaného v Google Kalendári rozhodne, ktorá bola prvá. Druhá sa zmaže, jej autor dostane správu, že termín medzitým niekto obsadil, a kalendár sa mu načíta znova s aktuálnymi voľnými časmi. Pozvánku pošle Google len tomu, kto bol prvý.

Ak niekto v netrpezlivosti klikne na tlačidlo dvakrát, rezervácia vznikne len raz a obe kliknutia skončia rovnakým potvrdením.

Rovnako dôležité je uvoľniť termín, ktorý už neplatí. Keď návštevník pozvánku odmietne, hovor mi v kalendári ostane ako poznámka s označením „Odmietnuté“, ale čas sa znova ukáže ako voľný a ďalší návštevník si ho môže rezervovať. Nikomu pritom neodíde žiadny e-mail.

05 / 08

Viac pracovníkov, miestností a napojenie na Outlook

Moja rezervácia rieši jedného človeka a jeden druh hovoru. Firma s viacerými ľuďmi potrebuje viac a taký rezervačný systém viem postaviť napríklad s týmito možnosťami:

• Každý pracovník má svoj kalendár a zákazník si vyberie konkrétneho človeka alebo prvého voľného.
• Miestnosti, autá alebo zariadenia majú vlastné kalendáre, takže termín vznikne, len keď je voľný človek aj miestnosť.
• Služby môžu mať rôznu dĺžku a medzi termínmi môže byť prestávka, napríklad na presun technika k ďalšiemu zákazníkovi.
• Pri servise zákazník vyplní adresu a popis poruchy, prípadne priloží fotku, ešte pred návštevou.
• Deň pred termínom príde zákazníkovi pripomienka e-mailom s odkazom, cez ktorý termín sám presunie alebo zruší.
• Pobočky majú vlastný pracovný čas a vlastné voľné dni.
• Firma, ktorá pracuje v Outlooku, dostane napojenie na kalendáre v Microsoft 365 a videohovor jej vytvorí Microsoft Teams namiesto Google Meet.

06 / 08

Údaje z rezervácie v CRM a otázka „Odkiaľ o mne viete?“

Rezervácia je často prvý kontakt s novým zákazníkom, preto by sa nemala stratiť v e-mailovej schránke. Pri mojej rezervácii mi príde e-mail s menom, firmou, témou hovoru a odpoveďou na otázku „Odkiaľ o mne viete?“. Pult, moje vlastné CRM, ktoré používam denne a ktoré ťahá údaje z Gmailu aj Google Kalendára, si z neho prečíta, odkiaľ človek prišiel.

Odpoveď na túto otázku je pre malú firmu jednoduché meranie marketingu. Po pár mesiacoch vidíte, či vám zákazníkov prinášajú Google, AI asistenti ako ChatGPT, odporúčania alebo sociálne siete, a viete, kam dávať čas a peniaze. Ako sa dá merať, odkiaľ ľudia na web prichádzajú, opisujem pri SEO a GEO audite.

Vo vašom systéme môže rezervácia zákazníka rovno zapísať do CRM: založí nový kontakt alebo ho priradí k existujúcemu, pridá úlohu obchodníkovi a po stretnutí pripomenie, že treba poslať ponuku. Ako staviam CRM, opisujem na stránke CRM na mieru, a ako sa rezervácia napája na ďalšie systémy firmy, na stránke prepojenie systémov.

07 / 08

Kedy stačí Calendly, Reservio alebo Google Kalendár a kedy vlastný systém

Ak potrebujete len to, aby si ľudia rezervovali čas s vami, vlastný systém si nedávajte stavať. Hotové služby to zvládnu a vyskúšate ich za jedno popoludnie.

Google Kalendár má rozpisy časov na stretnutie s vlastnou rezervačnou stránkou a možnosťou pridať Google Meet. Vytvoríte ich aj v bežnom osobnom účte Google, niektoré funkcie vyžadujú predplatné Google Workspace alebo Google One.

Microsoft Bookings je súčasťou predplatných Microsoft 365 Business Basic, Standard aj Premium. Rezervačná stránka je prepojená s Outlookom, online stretnutia vytvára v Teams a môžete do nej pridať kolegov.

Calendly sa napojí na Google Kalendár, Outlook alebo Exchange, kontroluje v nich obsadené časy a nové stretnutia do nich zapisuje. V bezplatnej verzii pripojíte jeden kalendár.

Reservio je rezervačný systém pre poskytovateľov služieb, ako sú salóny krásy, wellness a fitness centrá, zdravotnícke zariadenia alebo lektori. Má bezplatnú verziu, SMS pripomienky a rozšírená správa zamestnancov sú v platených programoch.

Vlastný rezervačný systém má zmysel, keď sa po rezervácii musí niečo stať vo vašich ďalších systémoch alebo keď máte pravidlá, ktoré hotová služba nenastaví. Typicky v týchto prípadoch:

• Termín má rovno vzniknúť ako zákazka v servise alebo ako úloha v CRM, aj s údajmi zo zmluvy so zákazníkom.
• Rezervovať si smú len vaši existujúci klienti, prípadne každý s iným rozsahom služieb.
• Treba naraz obsadiť človeka, miestnosť aj zariadenie a hotová služba to nevie skombinovať.
• Údaje o zákazníkoch a termínoch chcete mať na jednom mieste s ostatnými údajmi firmy, nie v ďalšej samostatnej službe.
• Rezervácie sú súčasťou väčšieho systému so skladom, dochádzkou alebo plánovaním výroby, aký opisujem na stránke ERP na mieru.

08 / 08

Koľko stojí rezervačný systém a ako začneme

Prvý hovor je zadarmo. Ukážete mi, ako dnes termíny dohadujete, v akom kalendári pracujete a čo sa má stať po rezervácii. Po hovore dostanete konkrétnu cenu a termín dodania, ponuku rozdelenú na časti, takže si môžete vybrať, s ktorými začnete. Často dáva zmysel aj kombinácia: rezervácie nechať v hotovej službe a postaviť len napojenie, ktoré z nej prenesie údaje do CRM, ak to služba umožňuje.

Jednoduchšia rezervácia pre jedného človeka a jeden druh termínu, podobná mojej, sa cenou blíži k automatizácii jedného procesu, ktorá stojí zvyčajne od 500 €. Rezervačný systém pre viac pracovníkov a miestností, napojený na CRM alebo zákazky, je systém, na ktorom firma denne beží, a naceňujem ho podľa rozsahu. Prevádzka, teda hosting a zálohy, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne.

Keď súhlasíte s ponukou alebo s niektorými jej časťami, pripravím zadarmo prototyp, na ktorom si ešte pred definitívnym rozhodnutím overíte, že rezervácia funguje s vaším kalendárom. Pri objednaní platíte 20 % a zvyšok po odovzdaní. Systém štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok, ktorý pokrýva hosting, zálohy a aktualizácie, a chyby v ňom opravujem vždy zadarmo. Rezervácie obsahujú mená a e-maily zákazníkov, preto pred spustením podpíšeme zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR. Ostatné pravidlá opisujú podmienky spolupráce.

Rezerváciu môžete mať ako samostatnú stránku, na ktorú odkážete zo súčasného webu, z e-mailového podpisu alebo z profilu firmy na Googli, alebo ako súčasť nového webu. Ako staviam weby, opisujem pri redizajne webu.