Rezervační systém na web napojený na váš kalendář.

02 / 08

Jak funguje rezervace hovorů na pkrajnak.sk

Rezervaci najdete v kontaktní části na konci této stránky a volné časy si můžete prohlédnout, aniž byste cokoli rezervovali. Jde o půlhodinový úvodní hovor přes Google Meet. Postavil jsem ji sám a stojí na stejných principech, jaké použiji i ve vašem systému:

• Volné časy systém počítá z mé pracovní doby a z Google Kalendáře. Cokoli, co už v kalendáři mám, například schůzku s klientem nebo návštěvu lékaře, se na webu ukáže jako obsazené, a přitom nikdo nevidí, co v kalendáři je.
• Většinu slovenských státních svátků kalendář vynechá sám a hovor se dá rezervovat jen s předstihem, takže mě nikdo nepřekvapí hovorem v sedm ráno, který si zarezervoval o půlnoci.
• O víkendu se rezervovat nedá. Kdo klikne na sobotu nebo neděli, může mi jedním tlačítkem napsat e-mail s návrhem termínu.
• Kdo otevře kalendář v jiném časovém pásmu, vidí u každého času i svůj místní čas.
• Po výběru času návštěvník vyplní jméno, e-mail, firmu, téma hovoru a odpoví na otázku „Odkud o mně víte?“.
• Google mu pak pošle pozvánku z mé adresy s odkazem na Google Meet. Přijme ji jedním kliknutím a hovor má ve svém kalendáři.
• Mně přijde e-mail se všemi údaji, a když na něj odpovím, odpověď jde rovnou návštěvníkovi.

03 / 08

Ochrana před spamem a falešnými rezervacemi

Každá rezervace znamená, že Google pošle pozvánku z mé e-mailové adresy. Kdyby někdo napsal program, který rezervuje pořád dokola, rozesílal by cizím lidem e-maily mým jménem a zaplnil by mi kalendář. Proto má rezervace několik vrstev ochrany, kterých si běžný návštěvník vůbec nevšimne:

• Spolu s volnými časy dostane stránka elektronicky podepsaný lístek, který se nedá zfalšovat. Rezervace bez něj, s falešným lístkem nebo odeslaná rychleji, než by to stihl člověk, se do kalendáře nedostane.
• Server znovu ověří, že vybraný čas je v pracovní době a v nabídce, protože požadavek nemusí přijít z kalendáře na stránce.
• Jedna e-mailová adresa může mít najednou jen jeden budoucí hovor. Kdo zkusí zarezervovat další, stránka mu připomene, na kdy už termín má.
• Počet rezervací z jedné sítě, za den i všech budoucích dohromady je omezený. Kolegové z jedné kanceláře se vejdou, ale program, který by rezervoval dokola, narazí na hranici dřív, než stihne poslat hodně pozvánek.
• Ze jména a názvu firmy systém odstraní odkazy a neobvyklé znaky, protože tyto údaje jdou do pozvánky. Nikdo tak přes moji pozvánku nepošle jinému člověku reklamu ani podvodný odkaz. Téma hovoru, do kterého se dá psát volně, dostanu jen já e-mailem.
• Rezervace, která vypadá podezřele, projde, ale v e-mailu ji mám označenou, abych ji před hovorem zkontroloval.
• IP adresu návštěvníka nikde neukládám. Na počítání rezervací z jedné sítě stačí její nevratný otisk, ze kterého se adresa zpětně zjistit nedá.

04 / 08

Co se stane, když chtějí dva lidé stejný termín

Když dva lidé kliknou na stejný volný čas ve stejnou chvíli, obě rezervace mohou projít první kontrolou, protože v kalendáři ještě nic není. U jednoduchého formuláře pak vzniknou dvě pozvánky na jeden termín a jednomu z lidí musíte volat, že jeho termín neplatí.

Moje rezervace proto postupuje ve dvou krocích. Nejdřív založí hovor v kalendáři i s odkazem na Google Meet, ale ještě bez hosta, takže Google zatím nikomu nic nepošle. Potom se podívá, jestli mezitím nevznikla jiná rezervace na stejný čas, a podle času zapsaného v Google Kalendáři rozhodne, která byla první. Druhá se smaže, její autor dostane zprávu, že termín mezitím někdo obsadil, a kalendář se mu načte znovu s aktuálními volnými časy. Pozvánku pošle Google jen tomu, kdo byl první.

Když někdo v netrpělivosti klikne na tlačítko dvakrát, rezervace vznikne jen jednou a obě kliknutí skončí stejným potvrzením.

Stejně důležité je uvolnit termín, který už neplatí. Když návštěvník pozvánku odmítne, hovor mi v kalendáři zůstane jako poznámka s označením, že byl odmítnut, ale čas se znovu ukáže jako volný a další návštěvník si ho může zarezervovat. Nikomu přitom neodejde žádný e-mail.

05 / 08

Více pracovníků, místností a napojení na Outlook

Moje rezervace řeší jednoho člověka a jeden druh hovoru. Firma s více lidmi potřebuje víc a takový rezervační systém umím postavit například s těmito možnostmi:

• Každý pracovník má svůj kalendář a zákazník si vybere konkrétního člověka nebo prvního volného.
• Místnosti, auta nebo zařízení mají vlastní kalendáře, takže termín vznikne, jen když je volný člověk i místnost.
• Služby mohou mít různou délku a mezi termíny může být přestávka, například na přejezd technika k dalšímu zákazníkovi.
• U servisu zákazník vyplní adresu a popis závady, případně přiloží fotku, ještě před návštěvou.
• Den před termínem přijde zákazníkovi připomínka e-mailem s odkazem, přes který si termín sám přesune nebo zruší.
• Pobočky mají vlastní provozní dobu a vlastní dny volna.
• Firma, která pracuje v Outlooku, dostane napojení na kalendáře v Microsoft 365 a videohovor jí vytvoří Microsoft Teams místo Google Meet.

06 / 08

Údaje z rezervace v CRM a otázka „Odkud o mně víte?“

Rezervace je často první kontakt s novým zákazníkem, proto by se neměla ztratit v e-mailové schránce. U mé rezervace mi přijde e-mail se jménem, firmou, tématem hovoru a odpovědí na otázku „Odkud o mně víte?“. Pult, moje vlastní CRM, které používám denně a které stahuje data z Gmailu i Google Kalendáře, si z něj přečte, odkud člověk přišel.

Odpověď na tuto otázku je pro malou firmu jednoduché měření marketingu. Po pár měsících vidíte, jestli vám zákazníky přivádí Google, AI asistenti jako ChatGPT, doporučení nebo sociální sítě, a víte, kam dávat čas a peníze. Jak se dá měřit, odkud lidé na web přicházejí, popisuji u SEO a GEO auditu.

Ve vašem systému může rezervace zákazníka rovnou zapsat do CRM: založí nový kontakt nebo ho přiřadí k existujícímu, přidá úkol obchodníkovi a po schůzce připomene, že je třeba poslat nabídku. Jak stavím CRM, popisuji na stránce CRM na míru, a jak se rezervace napojuje na další systémy firmy, na stránce propojení systémů.

07 / 08

Kdy stačí Calendly, Reservio nebo Google Kalendář a kdy vlastní systém

Pokud potřebujete jen to, aby si lidé rezervovali čas s vámi, vlastní systém si nenechávejte stavět. Hotové služby to zvládnou a vyzkoušíte je za jedno odpoledne.

Google Kalendář má rozpisy schůzek s vlastní rezervační stránkou a možností přidat Google Meet. Vytvoříte je i v běžném osobním účtu Google, některé funkce vyžadují předplatné Google Workspace nebo Google One.

Microsoft Bookings je součástí předplatných Microsoft 365 Business Basic, Standard i Premium. Rezervační stránka je propojená s Outlookem, online schůzky vytváří v Teams a můžete do ní přidat kolegy.

Calendly se napojí na Google Kalendář, Outlook nebo Exchange, kontroluje v nich obsazené časy a nové schůzky do nich zapisuje. V bezplatné verzi připojíte jeden kalendář.

Reservio je český rezervační systém pro poskytovatele služeb, jako jsou salony krásy, wellness a fitness centra, zdravotnická zařízení nebo lektoři. Má bezplatnou verzi, SMS připomínky a rozšířená správa zaměstnanců jsou v placených tarifech.

Vlastní rezervační systém má smysl, když se po rezervaci musí něco stát ve vašich dalších systémech nebo když máte pravidla, která hotová služba nenastaví. Typicky v těchto případech:

• Termín má rovnou vzniknout jako zakázka v servisu nebo jako úkol v CRM, i s údaji ze smlouvy se zákazníkem.
• Rezervovat si smějí jen vaši stávající klienti, případně každý s jiným rozsahem služeb.
• Je potřeba najednou obsadit člověka, místnost i zařízení a hotová služba to neumí zkombinovat.
• Údaje o zákaznících a termínech chcete mít na jednom místě s ostatními daty firmy, ne v další samostatné službě.
• Rezervace jsou součástí většího systému se skladem, docházkou nebo plánováním výroby, jaký popisuji na stránce ERP na míru.

08 / 08

Kolik stojí rezervační systém a jak začneme

První hovor je zdarma. Ukážete mi, jak dnes termíny domlouváte, v jakém kalendáři pracujete a co se má stát po rezervaci. Po hovoru dostanete konkrétní cenu a termín dodání a nabídku rozdělenou na části, takže si můžete vybrat, se kterými začnete. Často dává smysl i kombinace: rezervace nechat v hotové službě a postavit jen napojení, které z ní přenese data do CRM, pokud to služba umožňuje.

Jednodušší rezervace pro jednoho člověka a jeden druh termínu, podobná té mé, se cenou blíží automatizaci jednoho procesu, která stojí obvykle od 500 €. Rezervační systém pro více pracovníků a místností, napojený na CRM nebo zakázky, je systém, na kterém firma denně běží, a naceňuji ho podle rozsahu. Provoz, tedy hosting a zálohy, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně.

Když souhlasíte s nabídkou nebo s některými jejími částmi, připravím zdarma prototyp, na kterém si ještě před definitivním rozhodnutím ověříte, že rezervace funguje s vaším kalendářem. Při objednání platíte 20 % a zbytek po předání. Systém standardně provozuji na svých účtech za měsíční poplatek, který pokrývá hosting, zálohy a aktualizace, a chyby v něm opravuji vždy zdarma. Rezervace obsahují jména a e-maily zákazníků, proto před spuštěním podepíšeme smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Ostatní pravidla popisují podmínky spolupráce.

Rezervaci můžete mít jako samostatnou stránku, na kterou odkážete ze současného webu, z e-mailového podpisu nebo z firemního profilu na Googlu, nebo jako součást nového webu. Jak stavím weby, popisuji u redesignu webu.