Automatizácia účtovníctva pre účtovné a daňové kancelárie.

Automatizácia účtovníctva v účtovnej alebo daňovej kancelárii znamená, že rutinnú prácu okolo dokladov a klientov prevezme systém: príjem dokladov a vyťažovanie údajov z nich, pripomienky klientom, sledovanie termínov aj založenie nového klienta podľa IČO. Človek kontroluje len to, čo systém nevie jednoznačne rozhodnúť.

Takú automatizáciu staviam ako full-stack vývojár z Košíc okolo účtovného programu, ktorý už používate: program nenahrádzam a účtovníctvo za vás nevediem. Cez agentúru Eturial som písal bezpečnostnú vrstvu CRM a klientskeho portálu daňovej a účtovnej firmy DAU.

Ing. Patrik Krajňák, Full-stack vývojár, Košice

Napíšte mi

01 Služba

Čo zahŕňa automatizácia účtovníctva a kde pomôže AI

Automatizácia účtovných procesov v kancelárii pokrýva opakovanú prácu okolo účtovného programu: príjem a kontrolu dokladov, komunikáciu s klientmi, termíny a evidencie. Samotné účtovanie, daňové posúdenie aj zodpovednosť za výsledok zostávajú na účtovníkovi.

AI v účtovníctve nechávam čítať, nie rozhodovať. Rovnako staviam aj automatizáciu fakturácie: fakturuje iba riadky s jednoznačnou zhodou, nič neodhaduje a človek kontroluje len výnimky. Pri dokladoch a správach od klientov sa práca delí takto:

Jazykový model prečíta faktúru v PDF, odfotený bloček alebo e-mail od klienta.
Pevné pravidlá skontrolujú, či údaje sedia.
Človek dostane doklad, pri ktorom si systém nie je istý.

Ako to funguje

Od dokladu po účtovný program

1
Doklad od klienta
Klient ho pošle e-mailom alebo nahrá, aj ako odfotený bloček.
2
Vyťaženie údajov
Jazykový model z neho prečíta dodávateľa, sumy a dátumy.
3
Kontrola pravidlami
Pevné pravidlá overia, či údaje sedia.
4
Sporné doklady
Doklad, pri ktorom si systém nie je istý, dostane človek.
5
Účtovný program
Údaje prejdú bez prepisovania do programu, ktorý používate.

Príjem dokladov od klientov a vyťažovanie údajov

Doklady od klientov môžu chodiť na jednu e-mailovú adresu alebo cez klientsky portál a AI agent na spracovanie dokladov z nich vyťaží údaje, skontroluje ich a pripraví na zaúčtovanie. Digitalizácia faktúr tak nekončí pri skene: systém overí súčty a DPH, IČO dodávateľa v registri aj to, či rovnaký doklad neprišiel dvakrát. Čo nesedí, čaká v zozname na kontrolu.

Hotové nástroje to už čiastočne vedia: napríklad KROS Digitálna kancelária prijíma doklady e-mailom a základné údaje z nich vyťaží pomocou umelej inteligencie. Ak vám to stačí, nič nové nepotrebujete. Vlastné riešenie má zmysel pri pravidlách, ktoré má len vaša kancelária, pri párovaní dokladov s platbami a zmluvami a pri presune údajov medzi e-mailom, portálom, CRM a účtovným programom.

Do účtovného programu odovzdá systém pripravené doklady cez import alebo API, ak váš program alebo jeho verzia takú cestu ponúka. Pri viacerých programoch sa API dokupuje ako platený modul a k rozhraniu, ktoré beží na vašom počítači alebo serveri, sa systém pripája cez vašu sieť alebo VPN. Výrobcovia zdokumentovali napríklad tieto cesty:

POHODA: rozhranie XML a POHODA mServer, ktorý beží na vašom počítači alebo serveri
KROS: import dokladov z XML a Excelu do programu OMEGA a verejné API KROS Fakturácie
Money S3, S4 aj S5: modul API, ktorý pri S4 a S5 beží na vašom počítači alebo serveri
ABRA Flexi: REST API
ABRA Gen: webové služby

Pripomienky klientom, termíny a opakované úlohy

Pripomienky chýbajúcich dokladov môže posielať systém sám a sleduje aj termíny klientov:

Klientovi, od ktorého tento mesiac ešte neprišli doklady alebo bankový výpis, pošle systém e-mail s odkazom do portálu.
Ak klient ani potom nereaguje, úloha sa objaví u účtovníka, ktorý ho má na starosti.
Termíny DPH, miezd a daňových priznaní sa dajú pre každého klienta zadať ako opakované úlohy so zodpovednou osobou.
Každý v kancelárii ráno vidí, čo ho čaká, a vedenie vidí, čo mešká.

Nový klient podľa IČO, ponuka a zmluva zo šablóny

Pri novom klientovi zadáte len IČO a systém doplní jeho údaje z verejných registrov, pripraví ponuku a zmluvu zo šablóny vašej kancelárie a založí klienta v CRM aj v portáli.

Názov, adresu, právnu formu a pri firme aj štatutárny orgán berie systém z verejného API Registra právnických osôb, v ktorom sú zapísaní aj živnostníci a ktorý od 1. 6. 2026 spravuje Ministerstvo vnútra SR. Účtovné závierky firmy doplní z verejného API Registra účtovných závierok (RÚZ), takže už pri cenovej ponuke viete, aká veľká je firma, ktorú preberáte.

Prácu s verejnými registrami poznám z vlastného projektu: v Pythone som postavil nástroj, ktorý zhruba 2 000 slovenským firmám doplnil finančné údaje a weby. Údaje v ňom vyťažuje jazykový model so štruktúrovaným výstupom a výdavky na API stráži pevný limit.

Kalkulačka

Koľko vás stojí práca, ktorú by mohol robiť systém?

Vyberte jednu úlohu, ktorá sa u vás opakuje, napríklad prepisovanie dokladov, párovanie platieb alebo skladanie reportov. Výpočet je orientačný, presné číslo zistíme na konzultácii.

Koľko ľudí ju robí2

Hodín týždenne na človeka6 h

Cena hodiny práce aj s odvodmi15 €

Koľko z nej by prevzal systém50 %

Odhad

26

hodín mesačne

4 680 €

ročne za prácu, ktorú by robil systém

To je 3,3 pracovných dní každý mesiac.

Projekty začínajú zhruba od 500 €, väčší systém naceňujem po častiach. Prototyp pripravím zadarmo, keď súhlasíte s ponukou.

Prebrať to na konzultácii

AML: evidencia identifikácie klientov

Systém vie viesť evidenciu identifikácie klientov, ktorú účtovník aj daňový poradca potrebujú ako povinné osoby podľa zákona č. 297/2008 Z. z.: priložené doklady, dátum a výsledok preverenia a lehotu uchovania.

Zákon ukladá uchovávať údaje a doklady z preverenia päť rokov od skončenia zmluvného vzťahu, takže systém pri každom bývalom klientovi sleduje, kedy táto lehota uplynie. Ak Finančná spravodajská jednotka písomne požiada o dlhšie uchovanie, zapíšete jej žiadosť ku klientovi a systém lehotu predĺži.

Súlad so zákonom tým systém sám nezabezpečí. Tieto kroky robí kancelária a systém zaznamená, kto ich urobil, kedy a s akým výsledkom:

Posúdenie rizika
Overenie konečného užívateľa výhod, pri ktorom zákon výslovne zakazuje spoliehať sa len na údaje z registra právnických osôb
Zistenie, či ide o politicky exponovanú alebo sankcionovanú osobu

CRM a klientsky portál pre účtovnú kanceláriu

CRM a klientsky portál spoja klientov, zmluvy, doklady a komunikáciu kancelárie na jednom mieste. Kancelária vidí stav každého klienta, zamestnanec len to, čo mu určíte, a klient len svoje doklady a úlohy. Do portálu viem doplniť aj prehľady pre klienta, napríklad tržby, náklady a DPH z údajov, ktoré už máte v účtovnom programe. Také prehľady teraz staviam pre Účtovný dom v Košiciach, pre ktorý som už postavil automatickú fakturáciu z Pohody.

V CRM a klientskom portáli daňovej a účtovnej firmy DAU som cez agentúru Eturial napísal pravidlá Row Level Security, ktoré strážia prístup priamo v databáze: každý používateľ dostane len záznamy, ku ktorým má oprávnenie. Prestaval som tam aj portál a prehľady, nie celý systém.

CRM firmy DAU ako celok sprevádza klienta od prvého kontaktu cez ponuky a zmluvy až po fakturáciu, má jednu databázu klientov, automatické notifikácie a viacúrovňové prístupy s auditným logom. Ako staviam takéto systémy, opisujem na stránke CRM na mieru.

Čo zmenia e-faktúry od roku 2027 v účtovnej kancelárii

Od 1. 1. 2027 príde časť dokladov klientov do kancelárie ako e-faktúry v XML, ktoré sa dajú načítať bez prepisovania, ak to váš účtovný program podporuje. Platitelia DPH ich totiž musia vystavovať tuzemským firmám a podnikateľom a doručujú sa spravidla cez digitálneho poštára. Čo sa od roku 2027 mení pre firmy, zhŕňa článok E-faktúra od 1. 1. 2027.

Finančná správa v manuáli k e-fakturácii odporúča zvážiť, aby mal podnikateľ vlastný prístup do riešenia na e-faktúry a účtovnej firme udelil len prístup na spracovanie dokladov. Doklady aj Peppol identita tak zostanú klientovi aj pri zmene účtovníka.

Systém kancelárie potom vie e-faktúry každého klienta načítať cez rozhranie jeho poskytovateľa, ak to poskytovateľ umožňuje, priradiť ich ku klientovi a odovzdať do účtovného programu. Nie som digitálny poštár ani sprostredkovateľ doručovacej služby: poskytovateľa si klient vyberá zo zoznamu Finančnej správy. Ako sa systém na poskytovateľa napája technicky, vysvetľujem na stránke napojenie na e-faktúru.

Tieto doklady budú aj naďalej chodiť najmä ako PDF, sken alebo papier, takže pri nich vyťažovanie zostáva:

Doklady od zahraničných dodávateľov
Doklady od neplatiteľov DPH
Bločky z e-kasy

Účtovný systém na mieru: kedy áno a kedy nie

Vlastný účtovný systém na mieru účtovnej kancelárii neodporúčam: na mieru sa oplatí stavať softvér okolo účtovného programu, nie program samotný. Účtovný program musí reagovať na každú zmenu zákonov, sadzieb a výkazov a od roku 2027 aj zvládať e-faktúry. To je práca pre výrobcu, ktorý ho udržiava pre všetkých svojich zákazníkov, preto si nechajte program, ktorý váš tím pozná.

Softvér na mieru pre účtovnú kanceláriu má zmysel tam, kde hotový program váš postup nepokryje: pri príjme dokladov, v klientskom portáli, CRM, evidenciách a prehľadoch. Oplatí sa aj kancelárii, ktorá vedie klientov vo viacerých programoch, napríklad v POHODE aj v OMEGE, a potrebuje nad nimi jeden prehľad termínov a dokladov.

Ak chcete začať, v kontaktnom formulári nižšie mi napíšte, ktorá práca s dokladmi alebo klientmi vás dnes najviac zdržiava.

Zdroje

02 Otázky

Časté otázky k téme

Nahradíte náš účtovný program?

Nie. Program, ktorý používate, zostáva a ja staviam to, čo sa deje okolo neho: príjem dokladov, komunikáciu s klientmi, evidencie a prehľady. Účtovníctvo za vás nevediem a daňové poradenstvo neposkytujem, to zostáva na vašej kancelárii.

Dá sa to napojiť na POHODU, KROS, Money alebo ABRA?

Áno, ak váš program alebo jeho verzia ponúka import alebo API. Všetci štyria výrobcovia takú cestu pri svojich hlavných programoch zdokumentovali a pri inom programe ju overím v dokumentácii výrobcu ešte pred cenovou ponukou. Jednotlivé cesty podrobnejšie opisujem na stránke o automatizácii fakturácie.

Kto spracúva údaje našich klientov a sú v bezpečí?

Ak systém beží na mojich účtoch, som váš sprostredkovateľ a pred spustením podpíšeme zmluvu o spracúvaní osobných údajov, v ktorej vymenujem aj poskytovateľov hostingu, databázy a jazykového modelu. Ak ste sprostredkovateľom svojich klientov, napríklad pri mzdách, som ďalším sprostredkovateľom s rovnakými povinnosťami ochrany údajov, aké máte voči nim, a klienti vám to musia vopred písomne povoliť (čl. 28 ods. 2 a 4 GDPR). Prístupy nastavujem priamo v databáze pravidlami Row Level Security.

Koľko stojí automatizácia pre účtovnú kanceláriu?

Automatizácia jedného procesu stojí zhruba od 500 €. Systém, na ktorom kancelária denne pracuje, napríklad CRM s klientskym portálom, naceňujem podľa rozsahu a ponuku delím na časti, takže začať môžete jednou z nich. Prevádzka, teda hosting a volania AI, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne podľa toho, koľko dokladov AI spracuje. Pri objednaní platíte 20 % ceny a zvyšok po odovzdaní, systém štandardne prevádzkujem na svojich účtoch za mesačný poplatok, chyby opravujem vždy zadarmo a ostatné pravidlá opisujú podmienky spolupráce.

Ako začneme a čo od nás budete potrebovať?

Začneme bezplatnou konzultáciou na 30 až 60 minút online, telefonicky alebo v Košiciach a okolí aj osobne, na ktorej mi ukážete, ako k vám prichádzajú doklady a v akom programe účtujete. Potom dostanete ponuku rozdelenú na časti, každú s konkrétnou cenou a termínom. Ak súhlasíte s ponukou alebo s niektorými jej časťami, pripravím vám prototyp zadarmo a bez záväzkov, aby ste si ešte pred definitívnym rozhodnutím overili, že to bude fungovať. Na prototyp mi zvyčajne stačí vzorka dokladov a export z účtovného programu, v ktorých osobné údaje začiernite alebo nahradíte vymyslenými. Nasadenie s dokumentáciou a zaškolením trvá zvyčajne 6 až 12 týždňov.

03 Súvisiace

Ďalšie služby a projekty

Kontakt

Napíšte mi, čo dnes robíte ručne.

Stačí pár viet o tom, aký proces vás zdržiava alebo aký systém potrebujete. Do ôsmich hodín sa ozvem s tým, či a ako sa to dá postaviť, a ak to dáva zmysel, dohodneme si krátky hovor.

Alebo priamo

patrik.krajnak.dev@gmail.com +421 950 625 466

Odpoveď do 8 hodín, Košice aj na diaľku

Hovory cez Google Meet: Pondelok až štvrtok 7:00 až 20:00, piatok do 18:00. Víkend po dohode.

Údaje použijem len na odpoveď a dohodnutie stretnutia. Ochrana osobných údajov