Prechod na nový systém a prenos dát z Excelu, Accessu aj účtovných programov.

02 / 08

Prechod z FIBU alebo OMEGY do POHODY aj s počiatočnými stavmi

Prechod z účtovného programu FIBU, OMEGA alebo iného do POHODY viem urobiť aj s počiatočnými stavmi: zo starého programu vyexportujem údaje, upravím ich do tvaru, ktorý POHODA prijme, a po prevode pripravím kontrolné zostavy, podľa ktorých váš účtovník zostatky odsúhlasí. Účtovníctvo za vás nevediem, takže o tom, na ktorý účet čo patrí, rozhoduje účtovník. Ja zabezpečím, aby sa jeho rozhodnutie prenieslo do každého záznamu rovnako.

Najjednoduchší je prechod k prvému dňu účtovného obdobia, zvyčajne k 1. 1. POHODA má na to agendu Počiatočné stavy účtov, do ktorej sa zapisujú stavy k prvému dňu účtovného obdobia. Pri prechode počas roka sa používa agenda Východzie stavy účtov so zostatkami k dátumu prechodu. STORMWARE v príručke k POHODE upozorňuje, že vtedy v programe chýbajú podrobnosti z predchádzajúcej časti obdobia, napríklad saldo, sklad a obraty odberateľov. Ak sa dá, odporúčam preto začiatok roka.

Najviac ručnej práce býva so saldokontom. Neuhradené faktúry z minulých období sa v POHODE zapisujú s predkontáciou Vlastná predkontácia Bez, na účet so sledovaním saldokonta a s dátumom účtovného prípadu pred začiatkom obdobia. Do účtovného denníka sa tak nič nezaúčtuje druhýkrát a faktúry sa prenesú do agendy Začiatočné stavy salda. Pri stovkách faktúr pripravím tieto záznamy strojovo, aby ich nikto neprepisoval.

Na samotný prenos ponúka POHODA dve cesty: XML import, ktorý STORMWARE dokumentuje pre vývojárov, a import vybraných agend zo súborov Access (MDB) a dBase (DBF), napríklad adresára, zásob, faktúr, banky, pokladne či účtovej osnovy. Dlhodobý majetok v zozname importovaných agend nie je, preto pri ňom vopred overím, či ho prenesieme cez XML, alebo ho účtovník zadá ručne. Do POHODY prenášam toto:

• Adresár firiem s IČO, DIČ, IČ DPH, adresami a kontaktmi, pred prevodom očistený od duplicít
• Účtovú osnovu s analytickými účtami a strediskami, s tabuľkou, ktorý starý účet zodpovedá ktorému novému
• Počiatočné stavy súvahových účtov k dátumu prechodu
• Saldokonto: neuhradené vydané a prijaté faktúry a ostatné pohľadávky a záväzky po jednotlivých dokladoch, aby sa dali v POHODE spárovať s platbami
• Zostatky bankových účtov a pokladníc
• Zásoby so skladovými kartami, množstvami a cenami
• Dlhodobý majetok s obstarávacou cenou, doterajšími odpismi a zostatkovou hodnotou, aby odpisovanie pokračovalo bez prerušenia

03 / 08

Ako po prevode skontrolujem, že čísla sedia

Prevod považujem za hotový až vtedy, keď sedia kontrolné súčty. Kontroly spustím po skúšobnom aj po ostrom prevode a výsledok dostanete v tabuľke, ktorú váš účtovník porovná so zostavami zo starého programu.

Rozdiel neschovám zaokrúhlením. Každý dohľadám po konkrétny doklad, aby ste vedeli, či vznikol pri prevode, alebo bol v údajoch už v starom programe. Kontrolujem najmä toto:

• Obratová predvaha: obraty strán Má dať a Dal v riadku Celkom sa musia rovnať, takú kontrolu odporúča aj STORMWARE
• Zostatok každého účtu v POHODE oproti zostatku zo starého programu k rovnakému dňu
• Saldo po partneroch: súčet otvorených faktúr každého odberateľa a dodávateľa musí sedieť so saldokontom starého programu
• Zásoby: množstvo a hodnota po skladoch aj po jednotlivých položkách
• Majetok: obstarávacia cena, oprávky a zostatková hodnota po kartách
• Počty záznamov: koľko firiem, faktúr a skladových kariet odišlo zo starého systému a koľko prišlo do nového
• Adresár: rovnaké IČO pod dvoma názvami, neplatné IČO a rozbitá diakritika zo starých kódovaní

04 / 08

Prechod z Excelu, Accessu alebo starej PHP aplikácie

Pri prechode z vlastných tabuliek alebo starej aplikácie dá najviac práce to, že údaje roky nikto nekontroloval. V Exceli je ten istý zákazník zapísaný trikrát inak, v stĺpci s dátumom je občas text „cca marec“ a v Accesse visia objednávky na tovar, ktorý už neexistuje. Pred prevodom preto údaje vyčistím a sporné záznamy vám ukážem v zozname.

Pri čistení pomáha jazykový model. Navrhne napríklad, že dva zápisy s rovnakým IČO a trochu iným názvom sú tá istá firma alebo že položka „nákup mat.“ patrí medzi materiál. Pevné pravidlá potom overia IČO a formáty a o sporných prípadoch rozhodne človek z vašej firmy, ktorý údaje pozná. Modely používam cez firemné API, ktoré podľa podmienok poskytovateľov údaje štandardne nepoužíva na trénovanie, a kde to ide, údaje ostávajú v EÚ.

Starú aplikáciu neopravujem ani ďalej neudržiavam. Pri PHP aplikácii zistím z jej databázy a obrazoviek, čo všetko robí, postavím nový systém a údaje prenesiem doň. Databázy a prepájanie systémov medzi oddeleniami som mal na starosti aj v U.S. Steel Košice, kde som bol na svojom oddelení jediný vývojár. Ak z Accessu prechádzate rovno do POHODY, časť agend vie POHODA načítať zo súborov MDB, takže niekedy stačí údaje správne pripraviť.

Pri novom systéme beží starý nástroj súbežne, kým nový nefunguje naplno. Ľudia neprídu o rozrobenú prácu a nový systém si vyskúšajú na skutočných zákazkách. Ak po prechode chcete, aby prijaté faktúry chodili do účtovného programu bez prepisovania, pozrite si vyťažovanie dokladov.

05 / 08

Postup prechodu od exportu po ostrý deň

Každý prechod robím v rovnakých krokoch. Pri účtovnom programe sú kratšie, pri starej aplikácii dlhšie, lebo popri prevode staviam aj nový systém. Celý prevod mám zapísaný ako skript, takže ho viem spustiť znova toľkokrát, koľkokrát treba, a ostrý prevod je len posledné spustenie toho istého postupu.

• Export: zo starého systému dostanem všetko, čo sa dá, ideálne priamo z databázy. Ak program vhodný export nemá, použijem tlačové zostavy uložené do súboru.
• Mapovanie: spolu určíme, kam patrí každé pole, ktorý starý účet zodpovedá novému a čo sa neprenáša vôbec. Výsledkom je tabuľka, ktorú odsúhlasíte.
• Skúšobný prevod: údaje prenesiem do testovacej kópie, ktorú môžeme kedykoľvek zahodiť a naplniť znova.
• Kontrola: spustím kontrolné súčty a vy alebo váš účtovník prejdete rozdiely. Skúšobný prevod opakujem, kým všetko nesedí.
• Súbežná prevádzka: pri novom systéme pracujú ľudia nejaký čas v oboch, aby ste výsledky porovnali na skutočnej práci.
• Ostrý prechod k dátumu: v dohodnutý deň starý systém prepneme len na čítanie, prenesiem posledný stav a od toho dňa sa pracuje iba v novom.

06 / 08

Zvyky ľudí: skratky, číselné rady a tlačové zostavy

Ľudia, ktorí v starom programe pracujú roky, majú zvyky, na ktorých stojí ich rýchlosť. Skladník pozná kódy tovaru naspamäť, fakturantka píše skratky odberateľov a zákazník čaká dodací list v tvare, na aký je zvyknutý. Pred prechodom si preto spíšem, čo ľudia denne robia, a dohodneme sa, čo zachováme.

Všetko sa zachovať nedá a nie všetko sa oplatí. Ak niečo prenesieme len zo zvyku a nikto to nepotrebuje, poviem vám to. Zaškolenie robím na vašich údajoch, takže ľudia v novom systéme hneď vidia svojich zákazníkov a svoje zákazky. Čo sa zvyčajne zachovať dá:

• Kódy tovarov, skratky odberateľov a čísla zákaziek prenesiem bez zmeny, aby ich nikto nemusel učiť nanovo
• Číselné rady faktúr a ďalších dokladov nadviažu na posledné číslo zo starého systému
• Tlačové zostavy, napríklad faktúru, dodací list alebo výrobný príkaz, postavím v novom systéme tak, aby vyzerali ako doteraz. POHODA má na úpravu tlačových zostáv vlastný editor REPORT Designer.
• Klávesové skratky a poradie polí v novom systéme na mieru nastavím podľa starého. V hotovom programe, ako je POHODA, sa ľudia prispôsobia jeho ovládaniu.
• Excelové prehľady, ktoré si vedenie skladalo ručne, nahradím prehľadmi v novom systéme alebo exportom v rovnakom tvare

07 / 08

Kedy sa obrátiť priamo na STORMWARE alebo výrobcu programu

Niekedy ma nepotrebujete. Ak prechádzate do POHODY k začiatku roka, máte pár desiatok otvorených faktúr a malý adresár, váš účtovník zadá počiatočné stavy ručne a s nastavením programu vám pomôže podpora STORMWARE. Pri prechode medzi verziami alebo produktmi toho istého výrobcu, napríklad v rámci KROS alebo Money, sa najprv spýtajte jeho podpory, čo vie previesť sama.

Mňa sa oplatí zavolať, keď platí aspoň jedno z tohto:

• Údajov je toľko, že ručné zadávanie by trvalo dni, napríklad stovky otvorených faktúr alebo tisíce skladových kariet
• Starý program nemá export, ktorý nový program načíta, alebo ho výrobca už nepodporuje
• Údaje treba pred prevodom vyčistiť, zlúčiť z viacerých zdrojov alebo prepočítať
• Spolu s prechodom chcete napojiť ďalšie systémy, napríklad e-shop, sklad alebo CRM. Tomu sa venujem na stránke prepojenie systémov.
• Z Excelu alebo Accessu prechádzate na nový systém, ktorý vám zároveň staviam

08 / 08

Koľko stojí prechod na nový systém

Konzultácia je zadarmo a po prvom hovore dostanete konkrétnu cenu a termín. Ponuku delím na časti, takže viete, koľko stojí samotný prevod dát, koľko kontrola a koľko prípadný nový systém.

Prevod dát do hotového programu, napríklad z OMEGY do POHODY, je práca na niekoľko dní a naceňujem ho podobne ako automatizáciu jedného procesu, ktorá zvyčajne začína na 500 €. Nový systém, na ktorom firma denne beží, naceňujem podľa rozsahu a prevod starých údajov je jednou z jeho častí. Prevádzka nového systému na mojich účtoch, teda hosting, zálohy a aktualizácie, vychádza na desiatky až nižšie stovky eur mesačne.

Keď súhlasíte s ponukou alebo s niektorými jej časťami, pripravím zadarmo prototyp, pri prechode aj so skúšobným prevodom časti vašich údajov, aby ste si overili, že to bude fungovať, ešte pred definitívnym rozhodnutím. Pri objednaní platíte 20 % a zvyšok po odovzdaní. Chyby v tom, čo som postavil, opravujem vždy zadarmo.

Pri prevode pracujem s osobnými údajmi z adresára alebo personalistiky, preto pred začiatkom podpíšeme zmluvu o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR. Ostatné pravidlá nájdete v podmienkach spolupráce.