Přechod na nový systém a převod dat z Excelu, Accessu i účetních programů.

02 / 08

Přechod z FIBU nebo OMEGY do POHODY i s počátečními stavy

Přechod z účetního programu FIBU, OMEGA nebo jiného do POHODY umím udělat i s počátečními stavy. FIBU a OMEGA jsou slovenské účetní programy a stejně postupuji i při přechodu z jiných programů, které se používají v Česku. Ze starého programu vyexportuji data, upravím je do podoby, kterou POHODA přijme, a po převodu připravím kontrolní sestavy, podle kterých vaše účetní zůstatky odsouhlasí. Účetnictví za vás nevedu, takže o tom, na který účet co patří, rozhoduje účetní. Já zajistím, aby se její rozhodnutí přeneslo do každého záznamu stejně.

Nejjednodušší je přechod k prvnímu dni účetního období, obvykle k 1. 1. POHODA na to má agendu Počáteční stavy účtů, do které se zapisují stavy k prvnímu dni účetního období. Při přechodu během roku se podle příručky k POHODĚ používá agenda Výchozí stavy účtů se zůstatky k datu přechodu. V POHODĚ pak ale chybí podrobnosti z první části období, například saldo, sklad a obraty odběratelů. Pokud to jde, doporučuji proto začátek roku.

Nejvíc ruční práce bývá se saldokontem. Neuhrazené faktury z minulých období se v POHODĚ zapisují s předkontací Vlastní předkontace Bez, na účet se zapnutým sledováním saldokonta a s datem účetního případu před začátkem období. Do účetního deníku se tak nic nezaúčtuje podruhé a faktury se převedou do počátečních stavů salda. Při stovkách faktur tyto záznamy připravím strojově, aby je nikdo nepřepisoval.

Pro samotný převod nabízí POHODA dvě cesty: XML import, přes který lze načíst většinu dokladových agend i s položkami, a import vybraných agend ze souborů Access (MDB) a dBase (DBF), například adresáře, zásob, faktur nebo banky. U dlouhodobého majetku předem ověřím, zda ho převedeme přes XML, nebo ho účetní zadá ručně. Do POHODY převádím tohle:

• Adresář firem s IČO, DIČ, adresami a kontakty, před převodem očištěný od duplicit
• Účtovou osnovu s analytickými účty a středisky, s tabulkou, který starý účet odpovídá kterému novému
• Počáteční stavy rozvahových účtů k datu přechodu
• Saldokonto: neuhrazené vydané a přijaté faktury a ostatní pohledávky a závazky po jednotlivých dokladech, aby se daly v POHODĚ spárovat s platbami
• Zůstatky bankovních účtů a pokladen
• Zásoby se skladovými kartami, množstvími a cenami
• Dlouhodobý majetek s pořizovací cenou, dosavadními odpisy a zůstatkovou hodnotou, aby odepisování pokračovalo bez přerušení

03 / 08

Jak po převodu zkontroluji, že čísla sedí

Převod považuji za hotový až tehdy, když sedí kontrolní součty. Kontroly spustím po zkušebním i po ostrém převodu a výsledek dostanete v tabulce, kterou vaše účetní porovná se sestavami ze starého programu.

Rozdíl neschovám zaokrouhlením. Každý dohledám až ke konkrétnímu dokladu, abyste věděli, jestli vznikl při převodu, nebo byl v datech už ve starém programu. Kontroluji hlavně tohle:

• Obratová předvaha: obraty stran Má dáti a Dal v řádku Celkem se musí rovnat, takovou kontrolu doporučuje i STORMWARE
• Zůstatek každého účtu v POHODĚ proti zůstatku ze starého programu ke stejnému dni
• Saldo po partnerech: součet otevřených faktur každého odběratele a dodavatele musí sedět se saldokontem starého programu
• Zásoby: množství a hodnota po skladech i po jednotlivých položkách
• Majetek: pořizovací cena, oprávky a zůstatková hodnota po kartách
• Počty záznamů: kolik firem, faktur a skladových karet odešlo ze starého systému a kolik dorazilo do nového
• Adresář: stejné IČO pod dvěma názvy, neplatná IČO a rozbitá diakritika ze starých kódování

04 / 08

Přechod z Excelu, Accessu nebo staré PHP aplikace

Při přechodu z vlastních tabulek nebo staré aplikace dá nejvíc práce to, že data roky nikdo nekontroloval. V Excelu je tentýž zákazník zapsaný třikrát jinak, ve sloupci s datem je občas text „cca březen“ a v Accessu visí objednávky na zboží, které už neexistuje. Před převodem proto data vyčistím a sporné záznamy vám ukážu v seznamu.

Při čištění pomáhá jazykový model. Navrhne například, že dva záznamy se stejným IČO a trochu jiným názvem jsou tatáž firma nebo že položka „nákup mat.“ patří mezi materiál. Pevná pravidla pak ověří IČO a formáty a o sporných případech rozhodne člověk z vaší firmy, který data zná. Modely používám přes firemní API, které podle podmínek poskytovatelů data standardně nepoužívají k trénování, a kde to jde, data zůstávají v EU.

Starou aplikaci neopravuji ani dál neudržuji. U PHP aplikace zjistím z její databáze a obrazovek, co všechno dělá, postavím nový systém a data do něj převedu. Databáze a propojování systémů mezi odděleními jsem měl na starosti i v U.S. Steel Košice, kde jsem byl ve svém oddělení jediným vývojářem. Pokud z Accessu přecházíte rovnou do POHODY, část agend umí POHODA načíst ze souborů MDB, takže někdy stačí data správně připravit.

U nového systému běží starý nástroj souběžně, dokud nový nefunguje naplno. Lidé nepřijdou o rozdělanou práci a nový systém si vyzkoušejí na skutečných zakázkách. Pokud po přechodu chcete, aby přijaté faktury chodily do účetního programu bez přepisování, podívejte se na vytěžování dokladů.

05 / 08

Postup přechodu od exportu po ostrý den

Každý přechod dělám ve stejných krocích. U účetního programu jsou kratší, u staré aplikace delší, protože vedle převodu stavím i nový systém. Celý převod mám zapsaný jako skript, takže ho umím spustit znovu, kolikrát je potřeba, a ostrý převod je jen poslední spuštění stejného postupu.

• Export: ze starého systému dostanu všechno, co jde, ideálně přímo z databáze. Pokud program vhodný export nemá, použiji tiskové sestavy uložené do souboru.
• Mapování: společně určíme, kam patří každé pole, který starý účet odpovídá novému a co se nepřevádí vůbec. Výsledkem je tabulka, kterou odsouhlasíte.
• Zkušební převod: data převedu do testovací kopie, kterou můžeme kdykoli zahodit a naplnit znovu.
• Kontrola: spustím kontrolní součty a vy nebo vaše účetní projdete rozdíly. Zkušební převod opakuji, dokud všechno nesedí.
• Souběžný provoz: u nového systému lidé nějakou dobu pracují v obou, abyste výsledky porovnali na skutečné práci.
• Ostrý přechod k datu: v dohodnutý den starý systém přepneme jen pro čtení, převedu poslední stav a od toho dne se pracuje už jen v novém.

06 / 08

Zvyky lidí: zkratky, číselné řady a tiskové sestavy

Lidé, kteří ve starém programu pracují roky, mají zvyky, na kterých stojí jejich rychlost. Skladník zná kódy zboží nazpaměť, fakturantka píše zkratky odběratelů a zákazník čeká dodací list v podobě, na jakou je zvyklý. Před přechodem si proto sepíšu, co lidé denně dělají, a domluvíme se, co zachováme.

Všechno zachovat nejde a ne všechno se vyplatí. Pokud bychom něco přenášeli jen ze zvyku a nikdo to nepotřebuje, řeknu vám to. Zaškolení dělám na vašich datech, takže lidé v novém systému hned vidí své zákazníky a své zakázky. Co se obvykle zachovat dá:

• Kódy zboží, zkratky odběratelů a čísla zakázek převedu beze změny, aby se je nikdo nemusel učit znovu
• Číselné řady faktur a dalších dokladů navážou na poslední číslo ze starého systému
• Tiskové sestavy, například fakturu, dodací list nebo výrobní příkaz, postavím v novém systému tak, aby vypadaly jako dosud. POHODA má na úpravu tiskových sestav vlastní editor REPORT Designer.
• Klávesové zkratky a pořadí polí v novém systému na míru nastavím podle starého. V hotovém programu, jako je POHODA, se lidé přizpůsobí jeho ovládání.
• Excelové přehledy, které si vedení sestavovalo ručně, nahradím přehledy v novém systému nebo exportem ve stejné podobě

07 / 08

Kdy se obrátit přímo na STORMWARE nebo výrobce programu

Někdy mě nepotřebujete. Pokud přecházíte do POHODY k začátku roku, máte pár desítek otevřených faktur a malý adresář, vaše účetní zadá počáteční stavy ručně a s nastavením programu vám pomůže podpora STORMWARE. Při přechodu mezi verzemi nebo produkty stejného výrobce, například v rámci Money, se nejdřív zeptejte jeho podpory, co umí převést sama.

Mně se vyplatí zavolat, když platí aspoň jeden z těchto bodů:

• Dat je tolik, že ruční zadávání by trvalo dny, například stovky otevřených faktur nebo tisíce skladových karet
• Starý program nemá export, který nový program načte, nebo ho výrobce už nepodporuje
• Data je před převodem potřeba vyčistit, sloučit z více zdrojů nebo přepočítat
• Spolu s přechodem chcete napojit další systémy, například e-shop, sklad nebo CRM. Tomu se věnuji na stránce propojení systémů.
• Z Excelu nebo Accessu přecházíte na nový systém, který vám zároveň stavím

08 / 08

Kolik stojí přechod na nový systém

Konzultace je zdarma a po prvním hovoru dostanete konkrétní cenu a termín. Pracuji z Košic a s firmami z Česka spolupracuji online. Nabídku dělím na části, takže víte, kolik stojí samotný převod dat, kolik kontrola a kolik případný nový systém.

Převod dat do hotového programu, například z OMEGY do POHODY, je práce na několik dní a oceňuji ho podobně jako automatizaci jednoho procesu, která obvykle začíná na 500 €. Nový systém, na kterém firma denně běží, naceňuji podle rozsahu a převod starých dat je jednou z jeho částí. Provoz nového systému na mých účtech, tedy hosting, zálohy a aktualizace, vychází na desítky až nižší stovky eur měsíčně.

Když souhlasíte s nabídkou nebo s některými jejími částmi, připravím zdarma prototyp, u přechodu i se zkušebním převodem části vašich dat, abyste si ověřili, že to bude fungovat, ještě před definitivním rozhodnutím. Při objednání platíte 20 % a zbytek po předání. Chyby v tom, co jsem postavil, opravuji vždy zdarma.

Při převodu pracuji s osobními údaji z adresáře nebo personalistiky, proto před začátkem podepíšeme smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Ostatní pravidla najdete na stránce O mně.